3. Ejecución
En su mayoría, se considera que la fase de ejecución es la más importante. Sin embargo, si bien es importante, esta fase también puede resultar una pérdida de tiempo y energía sin una correcta planificación. La planificación del proyecto establecida en la fase anterior servirá de guía para completarlo.
Durante la ejecución, se debe dirigir a los equipos, supervisar el cumplimiento del cronograma y cumplir con el presupuesto y los tiempos establecidos. Los mejores directores de proyecto también logran un equilibrio con respecto a la participación de las partes interesadas y garantizan que cada paso se dirija hacia los resultados dispuestos en la fase de inicio.
4. Supervisión y control
Cuando el proyecto ya está en marcha, los directores de proyecto deben hacer un seguimiento de su progreso y abordar cualquier desafío que pueda presentarse para completar el proyecto de acuerdo con las expectativas. En esta fase, aparecen las métricas: se realiza un análisis detallado de la ejecución del proyecto en comparación con su planificación y sus resultados para obtener una guía. Algunas tareas clave de esta fase son la revisión del presupuesto, la reevaluación de los costos y la confirmación de que los procesos dependientes se ajustan al cronograma.
Los procesos de los proyectos se miden en función de indicadores de rendimiento claves (KPI), lo que brinda a los directores de proyecto información clave para la toma de decisiones sobre la entrega del proyecto y el gasto de tiempo, dinero y energía. Asimismo, los ayuda a determinar si los flujos de trabajo deben actualizarse.
5. Cierre
En el momento del cierre de un gran proyecto, lo más importante para tener en cuenta es determinar si el proyecto se completó de conformidad con el presupuesto y el tiempo establecidos. En un cierre adecuado, el director de proyecto debe actuar con debida diligencia para garantizar que todos los procesos finalicen y no se desperdicien más recursos. Es decir, debe cancelar envíos de materiales restantes o devolver el equipo alquilado.
Otra parte fundamental del cierre de un proyecto que se menciona en la Guía del PMBOK es la evaluación de las virtudes y las falencias del proyecto: ¿qué procesos resultaron exitosos? ¿En qué áreas debe mejorarse y cómo pueden optimizarse en el futuro?
Responder estas preguntas es esencial para crear flujos de trabajo más eficientes. Los mejores directores de proyecto irán un paso más allá e identificarán a los miembros de equipo clave. Incluso, otorgarán premios por rendimiento. Aunque parezca insignificante, esto trae enormes beneficios: a todas las personas les gusta sentirse valoradas por su arduo trabajo y su contribución, y el reconocimiento público puede ser una valiosa motivación para futuros equipos.
Obtén más información sobre las fases de proyectos establecidas en la Guía del PMBOK más comunes y aprende cómo tu equipo puede completar proyectos de forma más eficiente.
Áreas de conocimiento de la Guía PMBOK del PMI
Además de los cinco grupos de procesos, en la sexta edición de la Guía del PMBOK se presenta una organización de los procesos en diez áreas de conocimiento:
1. En la gestión de la integración del proyecto, se incluyen tareas de unificación que implican catalogar los pasos y los requisitos para completar el proyecto de forma adecuada.
2. En la gestión del alcance del proyecto, los directores de proyecto pueden determinar las tareas y los materiales de entrega que se requerirán para completar el proyecto.
3. En la gestión del tiempo del proyecto, se trabaja con la eficiencia de los recursos. Los directores de proyecto deben asegurarse de que los miembros de los equipos completen las tareas dependientes a tiempo para que todo el proyecto se desarrolle según lo planeado.
4. La gestión del costo del proyecto comienza con una predicción del costo de cada paso e, incluso, la elaboración de un presupuesto por si se presentan contratiempos o para compensar por cualquier obstáculo predecible. Sin embargo, el objetivo más importante es ajustarse al presupuesto establecido.
5. Con la gestión de la calidad del proyecto, se puede evitar la entrega del proyecto en condiciones inferiores a las esperadas. Para ello, se disponen estándares de calidad en cada paso.
6. En la gestión de los recursos humanos del proyecto, se puede incluir la contratación de los miembros de equipos adecuados, la designación de los equipos correctos y, en algunos casos, la capacitación de los equipos para que puedan realizar nuevas tareas.
7. La gestión de las comunicaciones del proyecto implica crear un plan de comunicación y mantener las líneas de comunicación necesarias.
8. La gestión de los riesgos del proyecto implica evaluar los riesgos potenciales y prepararse para ellos. Esto debe hacerse en cada paso, incluso cuando los planes cambian en la mitad del proyecto si fuera el caso.
9. La gestión de las adquisiciones del proyecto implica administrar la planificación y la ejecución de las contrataciones de personal, la compra de materiales, la elaboración de declaraciones de trabajo con contratistas, etc.
10. La gestión de las partes interesadas del proyecto abarca la identificación de las partes interesadas para evaluar su rol y resultado deseado en el proyecto, y también el establecimiento de expectativas claras entre las partes interesadas y todo el personal involucrado.
Para obtener una descripción general, consulta la siguiente imagen.
