Ya sea que estés trabajando en un proyecto pequeño con metas comerciales modestas o en una iniciativa multidepartamental con implicancias importantes para la compañía, comprender el ciclo de vida de la gestión de proyectos es fundamental. 

Conoce las cuatro fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos para mantener tu proyecto organizado y bajo control desde la iniciación al cierre.

Resumen del ciclo de vida de la gestión de proyectos

El ciclo de vida de la gestión de proyectos describe los procesos de alto nivel necesarios para un proyecto exitoso.

El desperdicio de dinero y recursos puede evitarse con una gestión de proyectos eficiente, ya que más de la mitad de los proyectos no exitosos fracasan por fallas en la comunicación. En las fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos, propones la idea de un proyecto, defines las metas, planificas la ejecución y lo guías hasta completarlo.

Las cuatro fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos

El ciclo de vida de la gestión de proyectos suele desglosarse en cuatro fases: iniciación, planificación, ejecución y cierre. Estas fases conforman el recorrido de tu proyecto de principio a fin.

Nota: Algunas metodologías también incluyen una quinta fase (control o monitoreo) pero, para nuestros fines, esta fase está comprendida en las fases de ejecución y cierre.

1. Iniciación

Primero, debes identificar una necesidad del negocio, un problema o una oportunidad y luego proponer libremente ideas sobre las maneras en las que tu equipo puede cubrir esta necesidad, solucionar este problema o aprovechar esta oportunidad. En este paso, defines un objetivo para tu proyecto, determinas si el proyecto es factible e identificas los principales entregables del proyecto.

Pasos de la gestión de proyectos en la fase de iniciación

La fase de iniciación del proyecto pueden incluir los siguientes pasos:

• Emprender un estudio de factibilidad: Identificar el problema principal que tu proyecto solucionará y si tu proyecto proporcionará una solución a ese problema.
• Identificar el alcance: Definir todo lo que abarca el proyecto.
• Identificar los entregables: Definir el producto o el servicio que se proporcionará.
• Identificar las partes interesadas del proyecto: Determinar a quién afecta el proyecto y cuáles podrían ser sus necesidades.
• Desarrollar un caso de negocio: Usar los criterios anteriores para comparar los posibles costos y beneficios del proyecto y determinar si llevarlo adelante.
• Desarrollar una declaración de trabajo: Documentar los objetivos, el alcance y los entregables que has identificado anteriormente en un acuerdo de trabajo entre el titular del proyecto y los que trabajarán en el proyecto.

2. Planificación

Una vez aprobado el proyecto según tu caso de negocio, declaración de trabajo o documento de iniciación del proyecto, ya puedes avanzar a la fase de planificación.

En esta fase del ciclo de vida de la gestión de proyectos, desglosas el proyecto general en tareas más pequeñas, creas tu equipo y preparas un cronograma para completar las tareas. Define objetivos más pequeños dentro del proyecto general, y cerciórate de que se puedan lograr en el plazo establecido. Los objetivos más acotados tienen una mayor probabilidad de éxito.

Pasos de la gestión de proyectos en la fase de planificación

La fase de planificación del proyecto puede incluir los siguientes pasos:

• Crear un plan para el proyecto: Identifica el cronograma del proyecto, incluidas las etapas, las tareas que deben hacerse y las posibles limitaciones.
• Crear diagramas de flujo de trabajo: Visualiza los procesos mediante el uso de carriles para asegurarte de que los miembros de tu equipo comprendan claramente su rol en el proyecto.
• Calcular el presupuesto y crear un plan financiero: Usar las estimaciones de costo para determinar cuánto se gastará en el proyecto y obtener el mayor retorno de la inversión.
• Reunir los recursos: Armar el equipo funcional con las carteras de talentos internos y externos y, al mismo tiempo, asegurarse de que todos tengan las herramientas necesarias (software, hardware, etc.) para completar sus tareas.
• Anticipar los riesgos y los posibles obstáculos que impidan garantizar la calidad: Identifica los problemas que puedan causar que el proyecto se estanque y, al mismo tiempo, planifica para mitigar los riesgos, mantener la calidad del proyecto y cumplir el cronograma.
• Organizar una reunión de lanzamiento del proyecto: Reúne al equipo y presenta el proyecto para que puedan ponerse a trabajar rápidamente.

Para empezar, mapea todo los pasos del proceso y las responsabilidades en esta plantilla de diagrama de flujo de trabajo.

3. Ejecución

Ya tienes la aprobación del negocio, desarrollaste un plan y creaste tu equipo. Es momento de empezar a trabajar. La fase de ejecución convierte tu plan en acción. En esta fase del ciclo de vida de gestión del proyecto, la tarea del gerente del proyecto es mantener el trabajo bajo control, organizar a los integrantes del equipo, manejar los cronogramas y cerciorarse de que el trabajo se haga según el plan original.

Pasos de la gestión de proyectos en la fase de ejecución

La fase de ejecución del proyecto puede incluir los siguientes pasos:

• Crear tareas y organizar los flujos de trabajo: Asigna los aspectos granulares de los proyectos a los integrantes del equipo correspondientes sin sobrecargarlos.
• Informar a los integrantes del equipo respecto de las tareas: Explica las tareas a los integrantes del equipo, ofrece la orientación necesaria sobre cómo deben completarse y, si hace falta, organiza una capacitación relacionada con los procesos.
• Comunicarse con los miembros del equipo, los clientes y la gerencia superior: Ofrece actualizaciones a las partes interesadas del proyecto en todos los niveles.
• Controlar la calidad de trabajo: Asegúrate de que los integrantes del equipo cumplan sus objetivos de tiempo y calidad de las tareas.
• Gestionar el presupuesto: Supervisa los gastos y mantén el proyecto bajo control en términos de activos y recursos.

Si implementaste un proceso adecuadamente documentado, ejecutar el proyecto será mucho más sencillo.

Según la metodología de gestión de proyectos que sigas, hay muchas herramientas gráficas que puedes aplicar para ver los entregables que se han completado y asegurarte de que tu proyecto permanezca bajo control. Haz clic en las siguientes plantillas de tablero Kanban y diagrama de Gantt para más información.

4. Cierre

Una vez que tu equipo ha terminado el trabajo de un proyecto, ingresas en la fase de cierre. En esta fase, proporcionas los entregables finales, liberas los recursos del proyecto y determinas el éxito del proyecto. Haber completado las tareas principales de un proyecto no significa que el trabajo del gerente del proyecto haya terminado. Aún quedan actividades importantes por hacer, como por ejemplo, evaluar qué funcionó y qué no funcionó en el proyecto.

Pasos de la gestión de proyectos en la fase de cierre

La fase de cierre del proyecto puede incluir los siguientes pasos:

• Analizar el desempeño del proyecto: Determinar si se cumplieron las metas del proyecto (tareas completadas según el presupuesto y el plazo acordado) y si se resolvió el proceso inicial con una lista de control preparada para tal fin.
• Analizar el desempeño del equipo: Evaluar cómo se desempeñaron los integrantes del equipo, por ejemplo, si cumplieron sus objetivos respetando la puntualidad y la calidad del trabajo.
• Documentar el cierre del proyecto: Cerciorarse de que todos los aspectos del proyecto se hayan completado sin cabos sueltos y que se hayan proporcionado informes a los principales interesados.
• Efectuar revisiones posteriores a la implementación: Realizar un análisis final del proyecto y tener en cuenta los aprendizajes para proyectos similares en el futuro.
• Computar el presupuesto utilizado y no utilizado: Asignar los recursos restantes para proyectos futuros.

Si continúas trabajando en el proyecto, incluso después de que haya terminado, podrás asimilar todo lo aprendido y aplicarlo en tu próximo proyecto.