Comment effectuer un Gemba Walk pour améliorer les processus

De nombreuses équipes s'efforcent de s'améliorer en permanence, mais comment les dirigeants déterminent-ils exactement quelles parties du workflow doivent être améliorées ? Et dans quelle mesure sont-ils au fait des réalités quotidiennes de leurs employés ? 

Selon l'indice Breakroom Workplace Index de ZipRecruiter pour le T2 2025, seuls 23 % des travailleurs de première ligne estiment que leur direction comprend ce qui se passe réellement sur le lieu de travail, soulignant un décalage majeur entre la direction et la réalité quotidienne des employés. 

Que peuvent faire les dirigeants pour se rapprocher de leurs employés et prendre des mesures pour apporter des améliorations concrètes et vraiment utiles ? C'est là qu'interviennent les « Gemba Walks ». Lorsque les dirigeants effectuent des Gemba Walks, ils ne se contentent pas d'identifier les inefficacités, mais collaborent aussi étroitement avec les personnes qui effectuent le travail réel pour faire fonctionner l'entreprise. 

Lisez la suite pour découvrir ce que sont les Gemba Walks et les étapes clés que vous pouvez suivre pour mener à bien un Gemba Walk.

Qu'est-ce qu'un Gemba Walk ?

Un Gemba Walk est une pratique centrale du Lean management dans laquelle les dirigeants se rendent sur le lieu même où le travail est effectué pour observer les processus et identifier les points à améliorer. Le terme « Gemba » est japonais et signifie « le lieu réel ». Concrètement, lors d'un Gemba Walk, les dirigeants se rendent sur le terrain. 

Les Gemba Walks ont initialement été développés dans le cadre du Lean manufacturing, partant du principe que c'est en se rendant sur la ligne de production et en observant l'endroit où le travail est effectué que l'on pouvait identifier les meilleures opportunités d'amélioration des processus. Ce n'est qu'en effectuant un Gemba Walk que les managers pouvaient voir les processus de travail de leurs propres yeux et trouver, avec les employés, les meilleures solutions pour améliorer ces processus.

Objectif d'un Gemba Walk

L'objectif d'un Gemba Walk n'est pas seulement de se familiariser avec les processus de travail et d'identifier les possibilités d'amélioration de l'entreprise ; c'est aussi de nouer des liens avec les employés. Un Gemba Walk réussi comprend :

• Des observations clairement liées aux objectifs stratégiques de l'entreprise

• Une évaluation cohérente et respectueuse

• Une comparaison entre l'état actuel et l'état futur idéal

• Une documentation des informations exploitables

Lorsque les dirigeants terminent les Gemba Walks, ils doivent avoir des idées d'actions concrètes à partager avec leurs équipes pour favoriser l'amélioration continue.

Avantages d'un Gemba Walk

Les principaux avantages d'un Gemba Walk sont que les dirigeants acquièrent des connaissances et renforcent les liens avec les employés qui effectuent un travail de première ligne. La clé est de se concentrer sur la manière dont le travail est effectué afin de trouver des pistes d'amélioration qui permettront aux équipes de rester efficaces et motivées.  

En observant directement les équipes, les dirigeants sont mieux à même de : 

• Identifier la cause profonde des problèmes 

• Favoriser une culture de collaboration 

• Renforcer la communication 

• Conduire un changement significatif

Aspects clés d'un Gemba Walk 

Avant que les dirigeants n'organisent leur propre Gemba Walk, ils doivent être conscients de certains facteurs clés. Les concepts fondamentaux des Gemba Walks sont : aller voir, demander pourquoi et faire preuve de respect. 

Aller voir : l'objectif principal d'un Gemba Walk est que les dirigeants se déplacent physiquement dans les zones où le travail principal de l'entreprise est effectué, qu'il s'agisse de l'atelier, de la chaîne de production ou du bureau. Au cours de leurs visites, les dirigeants ne doivent pas se contenter d'observer les travailleurs ; ils doivent également participer activement à l'identification des changements à apporter pour améliorer l'efficacité.

Demander pourquoi : une caractéristique d'un bon leadership est l'écoute active. Lorsqu'ils effectuent leur Gemba Walk, les dirigeants doivent constamment poser des questions et communiquer avec les travailleurs. Ils peuvent utiliser différentes techniques, comme un diagramme d'Ishikawa, pour collaborer avec les employés et identifier la cause racine des problèmes. 

Faire preuve de respect : un Gemba Walk n'est pas l'occasion pour les dirigeants de pointer du doigt ou de donner l'impression aux travailleurs qu'ils sont surveillés. Les employés doivent être traités avec respect et confiance tout au long du processus. Les dirigeants ne jugent pas pendant les Gemba Walks ; ils collaborent avec les collaborateurs de première ligne et identifient les problèmes ensemble.

Organisation du Gemba Walk

Le Gemba Walk sera différent pour chaque entreprise et chaque dirigeant, mais voici les étapes générales que vous pouvez suivre pour mener à bien un Gemba Walk :

1. Préparez votre Gemba Walk à l'avance en visant un objectif précis. Choisissez un thème tel que la sécurité ou l'efficacité et préparez les questions à poser.

2. Informez vos équipes de l'organisation d'un Gemba Walk afin que les employés soient au courant à l'avance. Insistez sur le fait qu'il ne s'agit pas d'une évaluation, mais d'un exercice ayant un but spécifique qui soutient les objectifs plus larges de l'entreprise.

3. Concentrez-vous sur le processus plutôt que sur les personnes. Abstenez-vous de critiquer ou d'analyser les employés au cours de votre visite. Au lieu de cela, analysez les workflows pour identifier les goulots d'étranglement ou les problèmes d'efficacité.

4. Suivez la chaîne de valeur. Identifiez les principaux workflows de l'entreprise et suivez la chaîne de valeur du début à la fin. Cette pratique permet aux dirigeants d'identifier plus efficacement les gaspillages ou les problèmes d'efficacité.

5. Prenez des notes détaillées et abstenez-vous de faire des suggestions ou des commentaires à l'oral. Les Gemba Walks sont destinés à l'observation et à l'apprentissage. Notez autant de détails que possible et analysez vos conclusions plus tard.

6. Faites-vous accompagner d'un second observateur pour avoir une autre perspective. La présence d'un observateur objectif permet souvent d'obtenir des informations précieuses auxquelles une seule personne n'aurait pas pensé.

7. Faites le point. Une fois la promenade terminée, passez en revue vos notes et vos observations. Identifiez les améliorations ou les changements possibles et partagez-les avec vos équipes lors d'une réunion post-visite. Étant donné que les Gemba Walks reposent sur un principe de collaboration, veillez à ce que les employés aient la possibilité de faire part de leurs commentaires ou de leurs suggestions.

Comment réaliser un Gemba Walk virtuel

Dans le monde professionnel actuel, il n'est pas toujours possible d'effectuer des Gemba Walks en personne. Si vos équipes sont hybrides ou entièrement à distance, vous n'aurez peut-être pas l'occasion de vous rendre physiquement sur place auprès de vos employés. 

Heureusement, il est possible d'effectuer des Gemba Walks virtuels. Ces visites se déroulent via des visioconférences afin d'observer les processus et de respecter les mêmes étapes que la version physique. L'observation virtuelle est couramment utilisée par les dirigeants pour poser des questions et observer comment le travail est effectué sur le terrain. Il est également possible d'enregistrer ces visites à distance, ce qui permet de conserver les informations recueillies pendant la visite et facilite la création d'un plan d'amélioration à long terme.

Que faire après un Gemba Walk ?

Les Gemba Walks ne se terminent pas à la fin de la visite. Pour que le Gemba Walk soit utile et que la boucle soit bouclée, il convient de procéder à une analyse après la visite et de partager les résultats avec les employés.

Après un Gemba Walk, les dirigeants doivent : 

• Passer en revue leurs conclusions avec les employés de première ligne et les autres dirigeants

• Effectuer un suivi auprès des équipes et partager les retours 

• Déterminer les actions à entreprendre pour améliorer les processus 

• Documenter tout changement et mettre à jour les processus de travail en conséquence

Pour décider des améliorations, vous pouvez utiliser le modèle Roue de Deming (PDCA). Ce modèle aide les entreprises à mettre en place un système d'amélioration continue. Comme ce modèle est un cycle continu plutôt qu'un processus avec un début et une fin, les dirigeants peuvent l'associer à leurs Gemba Walks dans une optique d'apprentissage et de croissance continus.

Utilisez Lucid pour votre Gemba Walk

Si vous êtes prêt à faire un Gemba Walk, vous avez tout ce dont vous avez besoin avec Lucid. Dans Lucidchart, vous pouvez visualiser les processus de travail, identifier les goulots d'étranglement et élaborer un plan d'amélioration. Vous pouvez même utiliser Lucid pour prendre des notes pendant votre Gemba Walk et partager votre tableau Lucid avec votre équipe afin qu'elle puisse facilement voir les commentaires et les améliorations recommandées. Pour mieux échanger avec les employés et optimiser l'amélioration des processus, utilisez Lucid pour votre prochain Gemba Walk.