Een Gemba Walk uitvoeren voor procesverbetering

Veel teams streven naar voortdurende verbetering, maar hoe bepalen leiders precies welke onderdelen van de workflow verbetering nodig hebben? En hoe goed zijn ze op de hoogte van de dagelijkse realiteit van hun medewerkers? 

Volgens de 2025 Q2 Breakroom Workplace Index van ZipRecruiter gelooft slechts 23% van de medewerkers in de frontlinie dat hun senior leidinggevenden begrijpen wat er werkelijk op de werkvloer gebeurt, wat wijst op een grote kloof tussen het management en de dagelijkse realiteit voor werknemers. 

Wat kunnen leidinggevenden doen om beter in contact te komen met hun medewerkers en stappen te zetten naar concrete verbeteringen die echt helpen? Maak kennis met Gemba Walks. Wanneer leiders Gemba Walks inzetten, identificeren ze niet alleen inefficiënties, maar werken ze ook nauw samen met de mensen die het daadwerkelijke werk doen om het bedrijf draaiende te houden. 

Lees verder om meer te weten te komen over wat Gemba Walks zijn en welke belangrijke stappen je kunt nemen om een succesvolle Gemba Walk te voltooien.

Wat is een Gemba Walk?

Een Gemba Walk is een centrale praktijk van Lean management waarbij leiders naar de daadwerkelijke werkplek gaan om processen te observeren en verbeterpunten te identificeren. De term “Gemba” is Japans en betekent “de echte plek”. Tijdens een Gemba Walk bezoeken leiders de werkplek aan de frontlinie. 

Gemba Walks zijn oorspronkelijk ontwikkeld als een aspect van Lean manufacturing, met het idee dat de beste kansen voor procesverbetering kwamen door de productielijn te bezoeken en de plaats waar het werk plaatsvond te observeren. Alleen door het uitvoeren van een Gemba Walk konden managers werkprocessen zelf zien en samen met medewerkers de beste oplossingen voor verbetering identificeren. 

Doel van een Gemba Walk

Het doel van een Gemba Walk is niet alleen om vertrouwd te raken met werkprocessen en kansen te identificeren om de organisatie te verbeteren, maar ook om in contact te komen met medewerkers. Een succesvolle Gemba Walk omvat: 

• Observaties die duidelijk verband houden met strategische bedrijfsdoelstellingen

• Consistente en respectvolle evaluatie

• Vergelijking tussen de huidige toestand en de ideale toekomstige toestand

• Documentatie van bruikbare inzichten

Wanneer leiders Gemba Walks voltooien, moeten ze ideeën hebben voor vervolgstappen die ze kunnen delen met hun team voor continue verbetering.

Voordelen van een Gemba Walk

De belangrijkste voordelen van een Gemba Walk zijn dat leiders inzicht krijgen en de band met medewerkers die frontliniewerk verrichten, versterken. De sleutel is om te focussen op het proces van hoe het werk wordt gedaan en manieren te ontdekken om het te verbeteren, zodat teams gemotiveerd en betrokken blijven.  

Door teams direct te observeren, kan het leiderschap beter: 

• De grondoorzaak van problemen identificeren 

• Een cultuur van samenwerking bevorderen 

• De communicatie versterken 

• Betekenisvolle veranderingen teweegbrengen

Belangrijkste aspecten van een Gemba Walk 

Voordat leiders hun eigen Gemba Walk uitvoeren, zijn er een paar belangrijke factoren waarvan ze zich bewust moeten zijn. De kernconcepten van Gemba Walks zijn: ga kijken, vraag waarom en toon respect. 

Ga kijken: Het hoofddoel van een Gemba Walk is dat leiders fysiek rondlopen in de gebieden waar het primaire werk van het bedrijf wordt uitgevoerd, of dat nu de werkvloer, de productielijnen of het kantoor is. Tijdens hun wandelingen moeten leiders niet alleen werknemers observeren; ze moeten ook actief deelnemen aan het identificeren van wat er veranderd kan worden om de efficiëntie te verbeteren.

Vraag waarom: Een kenmerk van goed leiderschap is actief luisteren. Tijdens hun Gemba Walk moeten leiders voortdurend vragen stellen en communiceren met de medewerkers met wie ze in contact komen. Leiders kunnen verschillende technieken gebruiken, zoals een visgraatdiagram om samen te werken met medewerkers en de grondoorzaak van problemen te achterhalen. 

Toon respect: Een Gemba Walk is geen gelegenheid voor leiders om met de vinger te wijzen of werknemers het gevoel te geven dat ze in de gaten worden gehouden. Medewerkers moeten van begin tot eind met respect en vertrouwen worden behandeld. Leiders oordelen niet tijdens Gemba Walks; ze werken samen met teamleden in de frontlinie en identificeren samen problemen.

Het Gemba Walk-proces

Een Gemba Walk ziet er voor elk bedrijf en elke leider anders uit, maar dit zijn de algemene stappen die je kunt volgen om een succesvolle Gemba Walk te voltooien: 

1. Plan van tevoren zodat je wandeling een specifieke focus heeft. Kies een thema, zoals veiligheid of efficiëntie, en bereid vragen voor.

2. Laat je team weten wanneer je een Gemba Walk plant, zodat de medewerkers van tevoren op de hoogte zijn. Benadruk dat dit geen evaluatie is, maar een oefening met een specifiek doel dat grotere bedrijfsdoelen ondersteunt.

3. Richt je op het proces in plaats van op de mensen. Bekritiseer of analyseer werknemers niet tijdens je wandeling. Analyseer in plaats daarvan workflows om knelpunten of inefficiënties op te sporen. 

4. Volg de waardestroom. Identificeer de belangrijkste workflows van het bedrijf en volg de waardestroom van het begin tot het einde. Met deze praktijk kunnen leiders verspilling of inefficiënties effectiever identificeren. 

5. Maak gedetailleerde aantekeningen en doe geen verbale suggesties of feedback. Gemba Walks zijn bedoeld om te observeren en te leren. Noteer zoveel mogelijk details en analyseer je bevindingen later.

6. Neem een tweede waarnemer mee voor een frisse blik. Een objectieve waarnemer meenemen tijdens de wandeling leidt vaak tot waardevollere inzichten waar één persoon alleen niet aan zou hebben gedacht.

7. Beoordeel. Bekijk na afloop van de wandeling je aantekeningen en observaties. Identificeer mogelijke verbeteringen of veranderingen en deel deze met je team tijdens een bijeenkomst na de wandeling. Omdat Gemba Walks een samenwerkingsproces zijn, moet je ervoor zorgen dat ook medewerkers de gelegenheid krijgen om feedback of suggesties te geven.

Een virtuele Gemba Walk uitvoeren

In het hedendaagse bedrijfsleven zijn persoonlijke Gemba Walks niet altijd mogelijk. Voor leiders van teams die hybride of volledig op afstand werken, krijg je misschien niet de kans om fysiek met je medewerkers mee te gaan kijken. 

Gelukkig zijn virtuele Gemba Walks ook mogelijk. Deze virtuele wandelingen vinden plaats via videogesprekken om processen te observeren en dezelfde stappen te volgen. Virtueel schaduwen is een populaire manier waarop leiders vragen kunnen stellen en observeren hoe het werk aan de frontlinie wordt gedaan. Wandelingen op afstand kunnen ook worden opgenomen, waardoor het gemakkelijker wordt om informatie te onthouden en een plan op te stellen voor verbetering op de lange termijn.

Wat te doen na een Gemba Walk

Gemba Walks zijn nog niet voorbij wanneer de wandeling zelf eindigt. Om een succesvolle Gemba Walk te realiseren en de cirkel rond te maken, moet er een analyse na de wandeling plaatsvinden en moeten de resultaten met de medewerkers worden gedeeld. 

Na een Gemba Walk moeten leiders: 

• Hun bevindingen bespreken met medewerkers aan de frontlinie en andere leiders

• Opvolgen met teams en feedback delen 

• Actiestappen voor procesverbetering bepalen 

• Eventuele wijzigingen en werkprocessen dienovereenkomstig bijwerken

Om verbeteringen te sturen, kun je het Plan-Do-Check-Act (PDCA)-model gebruiken. Dit model helpt bedrijven een systeem van continue verbetering op te zetten. Omdat het PDCA-model een lus is in plaats van een proces met een begin en een eind, kunnen leiders het model combineren met hun Gemba Walks voor continu leren en groeien.

Gebruik Lucid voor je Gemba Walk

Ben je toe aan een Gemba Walk? Dan heb je met Lucid alles in huis wat je nodig hebt. In Lucidchart kun je werkprocessen visualiseren, knelpunten identificeren en een plan voor verbetering opstellen. Je kunt Lucid zelfs gebruiken om aantekeningen te maken tijdens je Gemba Walk en je Lucid-board delen met je team, zodat ze feedback en aanbevelingen voor verbetering eenvoudig kunnen zien. Om contact te maken met medewerkers en procesverbetering te optimaliseren, gebruik je Lucid voor je volgende Gemba Walk.