Mark Zuckerberg, oprichter van Facebook, zei ooit: “Het grootste risico is geen risico nemen. In een wereld die snel verandert, is de enige strategie die gegarandeerd niet werkt het niet nemen van risico's.”

Hoewel dit advies waarschijnlijk niet nieuw voor je is, denken we dat je het er wel mee eens zult zijn dat er bepaalde risico's bestaan die jouw bedrijf niet wilt nemen. Zoals risico's die de gezondheid en het welbevinden van jouw personeel en organisatie in gevaar brengen.

Deze risico's zijn het niet waard om te nemen maar het is niet altijd duidelijk welke acties, beleidsplannen of procedures een groot risico vormen.

Daarvoor heb je een risico analyse nodig.

Met een risico analyse, ofwel Risk Assessment, kunnen bedrijven potentiële risico's vaststellen en zich erop voorbereiden om catastrofale gevolgen in de toekomst te voorkomen en personeel altijd veilig te houden.

Risico analyse model

In onderstaand model worden de vijf stappen van het risico analyse proces uitgelicht.

Wat is een risico analyse?

Met een risico analyse proces kunnen werknemers hun organisatie onder de loep nemen om:

• Processen en situaties te bepalen die schade kunnen berokkenen, en dan met name voor mensen.
• Bepalen hoe groot de kans is dat het gevaar zal plaatsvinden en hoe ernstig de gevolgen zullen zijn.
• Beslissen welke stappen de organisatie kan nemen om te voorkomen dat deze gevaren optreden of om het risico onder controle te houden.

Het is belangrijk om het verschil tussen gevaren en risico's op te merken. Een gevaar is alles dat schade kan berokkenen, zoals werkongevallen, noodsituaties, giftige chemicaliën, conflicten tussen werknemers, stress en nog veel meer. Een risico is echter de kans dat een gevaar schade zal berokkenen. Als onderdeel van jouw risicoanalyse plan bepaal je gevaren en bereken je het risico of de kans dat gevaar optreedt.

Het doel van een risk assessment plan varieert per sector, maar over het algemeen is het doel om organisaties te helpen voorbereiden op risico's en deze te bestrijden. Andere doelen zijn:

• Een analyse van mogelijke dreigingen
• Verwondingen of ziekte voorkomen
• Aan de wettelijke eisen voldoen
• Bewustzijn rondom gevaren en risico's creëren
• Een nauwkeurige inventaris opstellen van beschikbare activa
• De kosten voor het beheersen van risico's rechtvaardigen
• Het budget voor het remediëren van risico's vaststellen
• Inzicht in het rendement op investering

Bedrijven dienen risico analyses uit te voeren voordat nieuwe processen of activiteiten worden geïntroduceerd, voordat veranderingen van bestaande processen of activiteiten worden geïntroduceerd (zoals verandering van machines) of als het bedrijf een nieuw gevaar vaststelt.

De stappen van een risico analyse vormen integraal onderdeel van het gezondheids- en veiligheidsplan van jouw organisatie en zorgen ervoor dat jouw organisatie is voorbereid op het omgaan met risico's.  

Je risico analyse voorbereiden

Voordet je begint met je risicobeheer, wil je bepalen wat de scope van je analyse gaat worden, welke middelen je nodig zal hebben, wie erbij betrokken zullen zijn en welke wetten en regels je dient te volgen.

Scope: Definieer de processen, activiteiten, functies and fysieke locaties die bij je risicoanalyse horen. De scope van je analyse bepaalt de tijd en middelen die je nodig hebt om je analyse uit te voeren. Het is dus belangrijk om duidelijk in kaart te brengen wat wel (en niet) binnen je scope valt om accuraat te kunnen plannen en budgeteren.

Middelen: Welke middelen heb je nodig om de analyse uit te voeren? Denk aan tijd, personeel en financiële middelen die je nodig hebt om de risico analyse te ontwikkelen, implementeren en beheren. 

Stakeholders: Wie is er betrokken bij de risico analyse? Naast het op de hoogte houden van het hogere management, zal je ook een assessment team moeten samenstellen. Bepaal wie sleutelrollen zal vullen zoals de risicomanager, assessment team lead, risicobepalers en experts in relevante gebieden.

Wetten en regelgeving: Verschillende industrieën zullen specifieke regels en wetgeving hebben met betrekking tot risico. Plan je assessment met de verschillende wetgevingen in gedachten zodat je kan verzekeren dat je organisatie voldoet aan de eisen.

Risico Management: de 5 stappen van een risico analyse

Als je de benodigde voorbereidingen hebt getroffen kan je beginnen met het risicoanalyse proces. Je volgt dan deze vijf stappen.

1. Bepaal de gevaren

De eerste stap voor het opstellen van jouw risico analyse plan is bepalen welke gevaren jouw werknemers en bedrijf lopen, zoals:

• Natuurrampen (overstromingen, tornado's, orkanen, aardbevingen, brand, etc.)
• Biologische gevaren (pandemieën, ziekten, etc.)
• Arbeidsongevallen (struikelen en vallen, transportongevallen, structurele defecten, mechanische defecten, etc.)
• Opzettelijke daden (arbeidsstakingen, demonstraties, bommeldingen, overvallen, brandstichting, etc.)
• Technologische gevaren (internetverbinding die wegvalt, stroomuitval, etc.)
• Chemische gevaren (asbest, reinigingsvloeistoffen, etc.)
• Geestelijke gevaren (te hoge werkbelasting, pesten, etc.)
• Onderbrekingen in de toeleveringsketen

Kijk eens rond op jouw werkplek om te zien welke processen of activiteiten mogelijk de organisatie schade zouden kunnen berokkenen. Denk aan alle werkaspecten, dus ook aan externe medewerkers en niet-routinematige activiteiten, zoals reparaties en onderhoud. Vergeet ook niet om naar ongevallen-/incidentenmeldingen te kijken om te bepalen welke gevaren in het verleden invloed hebben gehad op jouw bedrijf.

Gebruik Lucidchart om taken onder te verdelen in potentiële gevaren en activa die risico zouden kunnen lopen—probeer ons gratis risico analyse sjabloon hieronder.

2. Bepaal wie schade kan oplopen en hoe

Als je rondkijkt in jouw organisatie, bedenk dan hoe jouw werknemers schade kunnen oplopen door bedrijfsactiviteiten of externe factoren. Voor elk gevaar dat je vaststelt in stap één, denk je na over wie er schade kan oplopen als het gevaar optreedt.

3. Evalueer de risico's en tref voorzorgsmaatregelen

Nu je een lijst met potentiële gevaren hebt opgesteld, moet je nadenken over hoe groot de kans is dat het gevaar optreedt en hoe ernstig de gevolgen zullen zijn als het gevaar ook daadwerkelijk optreedt. Deze evaluatie zal helpen bepalen op welke punten je het risiconiveau zou moeten verlagen en welke gevaren je eerst prioriteit moet geven.

Lees verder en ontdek hoe je een risoco analyse model maakt om je te helpen bij dit proces.

4. Noteer je bevindingen

Als je meer dan vijf werknemers op kantoor hebt, ben je wettelijk vereist je risico analyse proces plan schriftelijk op te stellen. Jouw plan moet omvatten welke mogelijke gevaren en risico’s je hebt vastgesteld, de mensen op wie het invloed heeft en hoe je deze wilt voorkomen. Deze gegevens—ofwel de risico analyse—moet laten zien dat je:

• Een zorgvuldige controle van jouw werkplek hebt uitgevoerd
• Hebt bepaald wie erdoor wordt beïnvloed
• Overduidelijke gevaren hebt beheerst en aangepakt
• Voorzorgsmaatregelen hebt getroffen om het risico te verkleinen
• Jouw personeel betrokken houdt bij het proces

Om je te helpen een risico analyse plan op te stellen, kan je processen visualiseren en documenteren via Lucidchart. Meld je vandaag nog aan voor een gratis account!

5. Controleer de risicobeoordeling en werk bij indien nodig

Jouw werkplek verandert voortdurend, dus de risico's van de organisatie ook. Naarmate nieuwe apparatuur, processen en mensen worden geïntroduceerd, kent elk daarvan ook zo zijn eigen risico's. Controleer en bewerk jouw risico analyse voortdurend om ook deze gevaren goed  op te volgen.

Een risicoanalyse diagram maken

Hoewel je bewust moet zijn van de risico's die jouw organisatie loopt, hoef je niet te proberen ze allemaal tegelijkertijd op te lossen - risicobeperking kan duur zijn en kan jouw middelen belasten. In plaats daarvan moet je prioriteit geven aan risico's om jouw tijd en moeite te besteden aan het voorkomen van de belangrijkste gevaren. Om je te helpen prioriteit te geven aan jouw risico's, stel je een risicoanalyse diagram op.

Het risicoanalyse, ofwel risk assessment chart, diagram is gebaseerd op het principe dat een risico twee hoofddimensies kent: waarschijnlijkheid en impact, welke beide een plek hebben op één as van het diagram. Je kunt deze twee gegevens gebruiken om risico's in het diagram te plaatsen zodat je de prioriteit en toewijzing van middelen kunt vaststellen.

Wees overal op voorbereid

Door de stappen voor risico analyse zoals hierboven aangegeven in te zetten, kan je elk potentieel risico voor jouw bedrijf beheren. Bereid je voor met een risico analyse plan - neem de tijd om gevaren te detecteren waarmee jouw bedrijf wordt geconfronteerd en erachter te komen hoe je deze kan beheersen.