5 stappen voor een effectief risicomanagement proces

Met de start van elk nieuw project ontstaan nieuwe risico's. Risico's met betrekking op afstemming tussen stakeholders, een gebrek aan middelen of veranderende wetgeving. Deze risico's kunnen kleine vertragingen opleveren maar ook een significante impact hebben op het project. Daarom is het belangrijk dat je begrijpt welke risico's er zijn en hoe je ze het beste beheert, helemaal als je je bedenkt dat 65% van de projecten faalt. 

Je organisatie kan nooit alle risico's volledig uitsluiten, wel kan je anticiperen op bepaalde risico's het risico door een goed risicobeheer proces verkleinen. Volg dit risicobeheer framework en zorg dat je team klaargestoomd is voor succes door ze responsiever en flexibeler te maken wanneer risico's ontstaan.

Wat is een risicomanagement proces?

Precies wat het zegt: een continu proces om risico's te identificeren, behandelen en beheren. De tijd nemen om een risicomanagement proces op te stellen en te implementeren is een beetje zoals het installeren van een brandalarm: je hoopt dat het nooit afgaat, maar je doet toch liever nu even de extra moeite zodat je later beter beschermd bent. 

Het identificeren en bijhouden van de risico's die zich bij een project kunnen voordoen, biedt grote voordelen, zoals:

• Efficiëntere resourceplanning door voorheen onvoorziene kosten zichtbaar te maken
• Projectkosten worden beter bijgehouden en inschattingen van het rendement op investeringen zijn nauwkeuriger
• Groter bewustzijn van wettelijke eisen
• Betere preventie van lichamelijk letsel en ziekte
• Flexibiliteit in plaats van paniek als zich veranderingen of uitdagingen voordoen

Risicomanagement stappen

Volg deze stappen voor risicobeheer om je risicomanagement proces te verbeteren.

1. Identificeer het risico

Anticiperen op de mogelijke valkuilen van een project hoeft voor je organisatie niet als zwartkijkerij te voelen. Eerder het tegenovergestelde. Het identificeren van risico's is een positieve ervaring waar je hele team aan kan deelnemen en van kan leren.

Zet de gezamenlijke kennis en ervaring van je team in. Vraag iedereen om risico's te identificeren waar ze eerder mee te maken hebben gehad of waar ze misschien meer inzicht in hebben. Dit proces bevordert de communicatie en moedigt functieoverschrijdend leren aan.

Gebruik een risicodecompositiestructuur om mogelijke risico's bij een project op te sommen en op detailniveau te organiseren, met de hoogste risico's bovenaan en risico's die meer in de details zitten onderaan. Dit plaatje helpt jou en je team te anticiperen op waar risico's de kop op kunnen steken bij het aanmaken van taken voor een project.

Nadat jij en je team mogelijke problemen hebben opgesomd, maak je een projectlogboek aan om risico's op een duidelijke, beknopte manier gedurende het hele project te volgen en te monitoren.

Een projectrisicologboek, ook wel projectrisicoregister genoemd, is een essentieel onderdeel van ieder effectief risicomanagement proces. Deze doorlopende database met de potentiële risico's van ieder project helpt je niet alleen om huidige risico's te beheren, maar dient ook als referentiepunt voor eerdere projecten. Als je je risicoregister opzet met de juiste datapunten, kunnen jij en je team mogelijke bedreigingen bij ieder project snel en correct identificeren en beoordelen.

2. Analyseer het risico

Als je team mogelijke problemen identificeert, is het tijd om wat dieper te graven. Hoe waarschijnlijk is het dat deze risico's zich voordoen? En als ze zich voordoen, wat zijn dan de gevolgen?

Tijdens deze stap schat je team de waarschijnlijkheid en de gevolgen van ieder risico in om te bepalen op welke punten ze zich eerst moeten concentreren. Factoren zoals mogelijk financieel verlies voor de organisatie, verloren tijd en de ernst van de impact spelen allemaal een rol bij de nauwkeurige analyse van ieder risico. Als je ieder risico onder de loep neemt, ontdek je ook eventuele veelvoorkomende problemen binnen projecten en kun je je risicomanagement proces voor volgende projecten verfijnen.

3. Prioriteer het risico

Nu begin je met prioriteren. Rangschik ieder risico door rekening te houden met zowel de waarschijnlijkheid dat het risico zich voordoet als de potentiële gevolgen voor het project.

Deze stap geeft je een holistische blik op het project en toont waar het team zich op moet concentreren. En het belangrijkste: het helpt je om uitvoerbare oplossingen voor ieder risico te identificeren. Op die manier wordt het project zelf niet significant onderbroken of vertraagd tijdens de behandelingsfase.

4. Risico oplossen of beperken

Wanneer de ergste risico's aan het licht komen, zet je je behandelplan op. Hoewel je niet op ieder risico kunt anticiperen, zouden de vorige stappen van je risicomanagement proces je moeten hebben klaargestoomd voor succes. Beginnend met het risico met de hoogste prioriteit zet je nu je team aan het werk om het risico op te lossen of op zijn minst te beperken, zodat het niet langer een bedreiging voor het project vormt.

Het effectief behandelen en beperken van het risico houdt ook in dat je de middelen van je team efficiënt gebruikt, zonder dat je project ondertussen ontspoort. In de loop der tijd bouw je een grote database aan eerdere projecten en de bijbehorende risicologboeken op. Daardoor kun je anticiperen op mogelijke risico's met een proactieve in plaats van reactive benadering, zodat je effectiever handelt.

5. Monitor het risico

Duidelijke communicatie binnen je team en met stakeholders is essentieel wanneer het aankomt op het continue monitoren van mogelijke dreigingen. Communiceer regelmatig updates over het project naar het team en de stakeholders. Ga regelmatig na bij de risicomanagers of er geen alarmbellen beginnen te rinkelen tijdens het project.

Zorg daarnaast dat je actief het risicoregister bijhoudt, dit dient een werkdocument te zijn waarneer jij en je team kunnen verwijzen. Mochten er risico's veranderen of zich ontwikkelen, update ze dan in het register zodat iedereen dit kan zien. Op deze manier stem je iedereen op elkaar af en kan er sneller en proactiever op risico gereageerd worden.

Het voelt misschien alsof je het oncontroleerbare wilt controleren, maar met een risicobeheer plan en een project risicoregister is het veel makkelijker om het risico bij alle bewegende delen te verkleinen.

Starten met risicobeheer