De 5 stappen van strategische planning

Elk bedrijf zou een strategisch plan moeten hebben, maar het zal je verbazen hoeveel bedrijven proberen zonder vooropgezet plan (of op zijn minst een duidelijk gecommuniceerd plan) zaken te doen.  Onderzoek van OnStrategy toont aan dat 86% van de directieteams minder dan een uur per maand besteedt aan het bespreken van de strategie, en dat 95% van een doorsnee personeelsbestand de strategie van de organisatie niet begrijpt.

Omdat veel bedrijven op deze punten tekortschieten, kun je een voorsprong nemen door strategisch te plannen. In dit artikel leggen we uit hoe het strategische planningsproces eruitziet en welke stappen daarbij komen kijken.

Wat is strategische planning?

Simpel gezegd is strategische planning de methode die organisaties gebruiken om plannen te ontwikkelen om hun algemene langetermijndoelen te bereiken.

Dit process verschilt van het projectplanningsproces, dat wordt gebruikt om taken voor individuele projecten te bepalen en toe te wijzen. Het is ook iets anders dan het in kaart brengen van een strategie, waarbij de missie, visie en doelen worden vastgesteld.

Het strategische planningsproces is breed — het helpt je een stappenplan te maken voor welke strategische doelen je moet nastreven en welke initiatieven minder nuttig zijn voor het bedrijf. 

Stappen van strategische planning

Voordat je met strategische planning begint, is het belangrijk om enkele stappen te bekijken die tot succes voor jou en je organisatie kunnen leiden.

1. Bepaal je strategische positie

Deze voorbereidingsfase legt de basis voor al het toekomstige werk. Je moet weten waar je staat om te bepalen waar je naartoe moet en hoe je daar kunt komen.

Betrek vanaf het begin de juiste stakeholders, zowel intern als extern. Bepaal de belangrijkste strategische kwesties door met leidinggevenden binnen je bedrijf te praten, klantinzichten te verzamelen en gegevens over de branche en markt te analyseren. Dit geeft je een duidelijk beeld van je positie in de markt en van je klanten.

Het kan ook nuttig zijn om de missie en het vision statement van je bedrijf te herzien – of ze op te stellen als je ze nog niet hebt – zodat jij en je team een duidelijk beeld hebben van wat succes voor jullie bedrijf betekent. Neem daarnaast de kernwaarden van je bedrijf onder de loep om goed voor ogen te houden hoe je bedrijf deze doelstellingen wil bereiken.

Om te beginnen, gebruik je gegevens uit de branche en de markt, inclusief klantinzichten en de huidige/toekomstige vraag, om de kwesties te bepalen die moeten worden aangepakt. Documenteer de interne sterke en zwakke punten van je organisatie, samen met externe kansen (manieren waarop je organisatie kan groeien om behoeften te vervullen die de markt momenteel niet vervult) en bedreigingen (je concurrentie). 

Gebruik een SWOT-diagram als basis voor je eerste analyse.  Met input van leidinggevenden, klanten en externe marktgegevens kun je je bevindingen snel categoriseren als sterke punten, zwakke punten, kansen en bedreigingen (SWOT) om je huidige positie inzichtelijk te maken.

Een alternatief voor een SWOT-analyse is een PEST-analyse. PEST staat voor politiek, economisch, sociaal-cultureel en technologisch en is een strategisch hulpmiddel om bedreigingen en kansen voor je bedrijf in kaart te brengen. 

Als je deze informatie samenvat, wordt je unieke strategische positie in de markt duidelijk en kun je beginnen met het vaststellen van enkele belangrijke strategische doelstellingen. Vaak worden deze doelstellingen met een horizon van drie tot vijf jaar vastgesteld.

2. Prioriteer je doelstellingen

Zodra je je huidige positie in de markt hebt bepaald, is het tijd om doelstellingen te bepalen die je zullen helpen je doelen te bereiken. Je doelstellingen moeten aansluiten bij de missie en visie van je bedrijf.

Bepaal de prioriteiten van je doelstellingen door belangrijke vragen te stellen, zoals:

• Welk van deze initiatieven kan de grootste impact hebben op het realiseren van onze bedrijfsmissie/visie en het verbeteren van onze positie in de markt?
• Welke soorten impact zijn het belangrijkst (bijvoorbeeld klantenwerving versus omzet)?
• Hoe zal de concurrentie reageren?
• Welke initiatieven zijn het meest urgent?
• Wat moeten we doen om onze doelen te bereiken?
• Hoe meten we onze voortgang en bepalen we of we onze doelen hebben bereikt?

Doelstellingen moeten duidelijk en meetbaar zijn om je te helpen de strategische doelen en initiatieven die in stap één zijn beschreven op lange termijn te bereiken. Mogelijke doelstellingen zijn bijvoorbeeld het updaten van de websitecontent, het verbeteren van de openingspercentages van e-mails en het genereren van nieuwe prospects in de pijplijn.

3. Ontwikkel een plan

Nu is het tijd om een strategisch plan op te stellen om je doelen te bereiken. Bij deze stap is het belangrijk om de tactieken te bepalen die nodig zijn om je doelstellingen te bereiken, een tijdlijn op te stellen en verantwoordelijkheden duidelijk te communiceren. 

Strategiekaarten zijn een effectief hulpmiddel om je hele plan te visualiseren. Door van boven naar beneden te werken, maken strategiekaarten het eenvoudig om bedrijfsprocessen te bekijken en verbeterpunten vast te stellen.

Bij echt strategische keuzes moet je meestal een afweging maken. Zo kan je bedrijf bijvoorbeeld besluiten om minder geld te investeren in klantenservice, zodat er meer geld beschikbaar is voor het creëren van een intuïtieve gebruikservaring.

Zorg dat je klaar bent om je waarden, missie en vastgestelde prioriteiten te gebruiken om "nee" te zeggen tegen initiatieven die je strategische positie op de lange termijn niet verbeteren.  

4. Ga aan de slag met de uitvoering en het beheer van je plan

Als je het plan eenmaal hebt opgesteld, ben je klaar om het te implementeren. Communiceer het plan eerst met de organisatie door relevante documentatie te delen. Daarna begint het echte werk.

Zet je bredere strategie om in een concreet plan door je processen in kaart te brengen. Gebruik KPI-dashboards om de verantwoordelijkheden van het team duidelijk te communiceren. Deze gedetailleerde aanpak laat het proces en de verantwoordelijke voor elke stap zien. 

Houd regelmatig evaluaties met individuele medewerkers en hun managers en stel controlemomenten vast om ervoor te zorgen dat je op schema blijft.

5. Evalueer en herzie het plan

De laatste fase van het plan – evalueren en herzien – biedt je de kans om je prioriteiten opnieuw te beoordelen en je koers bij te sturen op basis van eerdere successen of mislukkingen.

Bepaal elk kwartaal welke KPI's je team heeft behaald en hoe je deze kunt blijven behalen, en pas je plan aan indien nodig. Het is belangrijk om jaarlijks je prioriteiten en strategische positie te herzien om ervoor te zorgen dat je op de lange termijn succesvol blijft.

Volg je voortgang met behulp van gebalanceerde scorekaarten om een volledig inzicht te krijgen in de prestaties van je bedrijf en om strategische doelen te verwezenlijken. 

Na verloop van tijd kun je merken dat je missie en visie moeten worden bijgesteld — een jaarlijkse evaluatie is een goed moment om dit soort veranderingen te overwegen, een nieuw plan op te stellen en dit opnieuw te implementeren. 

Beheer de stappen van strategische planning

Naarmate je het strategische planningsproces blijft implementeren en elke stap regelmatig herhaalt, zul je meetbare voortgang boeken richting het verwezenlijken van de visie van je bedrijf.

In plaats van constant brandjes te blussen, te reageren op de concurrentie of je te richten op de nieuwste hypes, kun je een langetermijnvisie volgen waarmee je nog jaren succesvol kunt blijven.