Er zijn veel verschillende manieren om je processen te verbeteren. Je hebt waarschijnlijk wel gehoord van de Six Sigma-methode, die met name wordt gebruikt door grote productiebedrijven zoals GE en Motorola, die defecten willen verminderen en de kwaliteit van hun producten willen verbeteren. Maar Six Sigma gaat om meer dan alleen het verhogen van de productiekwaliteit: het is ook een projectmanagementmethode.

Bedrijven in elke branche moeten efficiënte processen ontwikkelen om projecten te voltooien en relevant te blijven. Als projectmanager heb je misschien het gevoel dat je doelen niet passen binnen een Six Sigma-kader. Toch kunnen ook jij en je team profiteren van de boost in efficiëntie die een Six Sigma-mentaliteit kan creëren. In dit artikel lees je hoe dat werkt.

Benieuw naar andere modellen voor procesoptimalisatie? Je leest het in onze blog

Wat is de Six Sigma-methode?

Voor het geval dat de aantekeningen die je tijdens je studie hebt gemaakt over Six Sigma in de loop der jaren (begrijpelijkerwijs) vervaagd zijn: Six Sigma is een methode om zwakke plekken in een proces te vinden en aan te pakken die de efficiëntie belemmeren of die resulteren in meer fouten dan ideaal is.
Six Sigma verwijst specifiek naar het doel om het aantal fabricagefouten te reduceren tot minder dan 3,4 per 1 miljoen eenheden.

In de loop der jaren is het nut van Six Sigma tot ver buiten de productiewereld doorgedrongen. De methode helpt zeer uiteenlopende bedrijven zoals Amazon, Xerox en Bank of America geld te besparen door de efficiëntie te verbeteren.

Door de ontwikkeling van je product of dienst vanaf het eerste idee tot het eindresultaat te visualiseren, kun je manieren vinden om de efficiëntie en kwaliteit te verhogen. Daar draait het om bij de Six Sigma-methode.

Wanneer gebruik je Six Sigma als projectmanagementmethode?

Ten eerste is het belangrijk om te kijken of de Six Sigma-methode geschikt is voor je project. Six Sigma-expert Bernardo Tirado begint met zichzelf een paar belangrijke vragen te stellen:

"Wat is het doel van dit project? Wordt er nieuwe technologie geïntroduceerd? Wordt een taak er voor meer dan 50% door veranderd? Gaat dit project leiden tot efficiëntieverbeteringen? In mijn ervaring is Six Sigma het effectiefst bij operationele initiatieven. Dat komt doordat die gedeeltelijk bestaan uit processen die aangevuld kunnen worden met nieuwere technologie of reproduceerbare processen die elders gecentraliseerd kunnen worden, waardoor de huidige medewerkers zich met geavanceerdere activiteiten kunnen bezighouden."

Behalve deze operationele focus zijn hier nog enkele overwegingen voor het gebruik van Six Sigma:

• Verspilling van tijd, materialen of andere bronnen elimineren
• Defecten of variaties in je product of dienst verminderen
• De oorzaken van problemen bepalen
• Efficiëntie en productiviteit verhogen door effectiever gebruik te maken van gegevens
• Tevredenheid van klanten en medewerkers verhogen
• Een nieuw proces ontwerpen of een ineffectief proces aanpassen

Voordelen van Six Sigma

Verandering is voor niemand leuk, maar als je besluit om Six Sigma te gebruiken voor projectmanagement, zul je merken dat het elk onderdeel van je bedrijf raakt. En dat op de best mogelijke manier.

• Weloverwogen besluitvorming: de Six Sigma-methode berust op statistiek als fundament. Zonder nauwkeurige metingen en gegevens over wat er echt in je processen gebeurt, handel je op onderbuikgevoel en veronderstellingen. Op basis van gegevens kun je objectieve beslissingen nemen en de beste oplossing of het beste idee vinden. Six Sigma ondersteunt je prestatie- of productie-initiatieven met kwantitatieve gegevens, zodat je beter in staat bent om je doelen te bereiken. 
• Verbeter de communicatie en samenwerking in je team: Six Sigma vraag inspanning van de hele organisatie en daagt iedereen uit om problemen als kansen te zien en de waarheid als belangrijkste doel te beschouwen. Dat leidt ertoe dat medewerkers problemen durven aankaarten en andere teams en afdelingen niet als concurrenten maar als partners in het verbetertraject beschouwen.
• Verbeterde kwaliteit en klanttevredenheid: zoals we eerder hebben gezegd, draait Six Sigma om het verminderen van defecten en variaties in de klantervaring. Het maakt niet uit of het voor iets is wat in een fabriek gemaakt wordt, zoals een doos koekjes, of iets wat minder tastbaar is, zoals een webapp. Als je je processen eenmaal begint te meten en te kwantificeren, kun je de nodige wijzigingen doorvoeren om je klanten betere producten of diensten te bieden. 
• Lagere kosten: slechte kwaliteit en inefficiënties in het proces kosten veel meer dan we denken: gemiste deadlines, verloren klantenloyaliteit, ontwerpwijzigingen, managementwijzigingen, technische wijzigingen enzovoort. En of ze nu worden veroorzaakt door slechte planning of door fouten die hersteld moeten worden, ze kunnen flink oplopen. Six Sigma hanteert een meedogenloze benadering om die kosten te elimineren via gestructureerde teams van experts, een rigoureuze herziening van processen en een strikte onderbouwing door gegevens.
• Betere productiviteit en tijdbeheer: door je teamstructuur, projectplanning, gegevensverzameling en -analyse en bedrijfsstrategie te verbeteren, wordt je hele organisatie efficiënter. En als je geen tijd kwijt bent aan het oplossen van problemen die vermeden of beperkt hadden moeten worden, kun je meer tijd besteden aan de zaken die er echt toe doen.

Six Sigma-certificering

Iedereen kan de Six Sigma-principes toepassen, maar Six Sigma-certificering garandeert dat je over bepaalde vaardigheden en standaardkennis van de Six Sigma-methode beschikt. Je kunt je Six Sigma-certificering online of via een bedrijfsopleiding behalen.

De voordelen van Six Sigma-certificering voor een bedrijf zijn onder meer naleving, verbeterde prestaties en natuurlijk het verminderen van fouten en verspilling. Voor werknemers kan certificering leiden tot een hoger salaris, meer kansen op werk, verbeterde leiderschapsvaardigheden en een aantal universele competenties die gemakkelijk meegenomen kunnen worden van de ene naar andere baan. 

Afhankelijk van je vooropleiding (bijvoorbeeld als je al een bedrijfsdiploma hebt), je expertise of de vereisten van je werkgever kun je ervoor kiezen om je niet te laten certificeren, want het kan een dure aangelegenheid zijn.

Six Sigma-belts

De verschillende niveaus van Six Sigma-certificeringen worden net als bij karate aangeduid met banden ('belts') van verschillende kleuren, die staan voor de verschillende expertise- en trainingsniveaus die een Six Sigma-beoefenaar kan behalen. 

Dit zijn de verschillende certificeringsniveaus van Six Sigma:

• Champion: champions zijn eigenlijk geen echte belt, maar ze vormen een belangrijk onderdeel van de implementatiestrategie van Six Sigma. Ze fungeren als teamgids voor Six Sigma, stemmen projecten af op de organisatiedoelen, houden het team gefocust en nemen blokkades weg.
• Master Black Belt: de interne autoriteiten en docenten voor Six Sigma, die belts van lagere niveaus opleiden. Ze beheren ook de Six Sigma-programmastrategie.
• Black Belt: de hoogst opgeleide experts in Six Sigma, die Six Sigma-teams leiden, begeleiden en coachen.
• Green Belt: zijn opgeleid om de meeste procesproblemen te kunnen oplossen en ondersteunen Black Belt-projecten door gegevens te verzamelen en te analyseren. Soms leiden ze zelf minder complexe projecten. 
• Yellow Belt: zijn opgeleid volgens de basisprincipes van de Six Sigma-methode en nemen als teamlid deel aan Green- en Black Belt-projecten.
• White Belt: hebben alleen een korte introductie in Six Sigma-concepten gekregen en kunnen worden opgeleid tot Yellow en Green Belts. Ze helpen bij eenvoudige taken voor Six Sigma-projecten.

Six Sigma vertrouwt op sterk leiderschap om een project tot een succes te maken. Bovendien moet iedereen in de organisatie weten welke inspanning vereist is en zich daarvoor inzetten, met name het topmanagement.

Als projectmanager kun je beslissen of zo'n structuur zinvol is binnen je organisatie en voor de doelstellingen van je project.

Six Sigma-methoden

Als je hebt besloten dat Six Sigma de beste aanpak voor je project is, zijn er twee belangrijke submethoden die iets van elkaar verschillen, zodat bedrijven hun Six Sigma-benadering kunnen afstemmen op hun project en hun branche. Beide methoden hebben het verbeteren van processen als doel, maar bereiken dat via een meer gespecialiseerde aanpak.

DMAIC

DMAIC werkt het beste voor bestaande bedrijfsprocessen, als je bijvoorbeeld het fabricage- of productieaspect van je bedrijf wilt verbeteren.

• Definiëren: identificeer de behoefte.
• Meten: beoordeel het huidige proces en de effectiviteit ervan.
• Analyseren: gebruik gegevens om de huidige processen te evalueren en vast te stellen waar zich defecten voordoen of waar verbetering mogelijk is.
• Verbeteren ('improve' in het Engels): voer wijzigingen door en verbeter het process om te helpen je doelen te bereiken.
• Controleren: ontwerp een systeem om het verbeterde proces in stand te houden, rekening houdend met mogelijke toekomstige obstakels.

DMADV

DMADV werkt het best om processen te plannen die nog niet bestaan, bijvoorbeeld als je een nieuw product gaat maken of klantrelaties gaat verbeteren.

• Definiëren: stel vast wat de wensen van de klant zijn.
• Meten: gebruik gegevens om de wensen van de klant, de reactie op een product of service en de mogelijkheden van het product of de service te bepalen.
• Analyseren: evalueer de gegevens en gebruik die informatie om nieuwe doelen op te stellen of ontwerpen te maken om te voldoen aan de wensen van de klant.
• Design: creëer een product, service of proces op basis van bevindingen om beter te voldoen aan de wensen van de klant.
• Verifiëren: test het design en lever het aan de klant of stel een plan op om te controleren hoe succesvol het is en hoe goed het voldoet aan de wensen van de klant.

Six Sigma toepassen op projectmanagement

Je hebt als projectmanager waarschijnlijk al je eigen manier om de verschillende stadia van een project op te zetten en af te werken. En als dat goed functioneert, heb je misschien helemaal geen zin om daar iets aan te veranderen. Maar zelfs als je maar een paar elementen van de methode leent of aanpast, kan de rigoureuze aanpak van Six Sigma je kansen op succes vergroten.

• Richt je team in op succes: een van de redenen waarom de Six Sigma-methode zo effectief is, is de nadruk die er vanaf het begin ligt op een duidelijke organisatie. Veel projecten mislukken niet vanwege verkeerde doelen of fouten van bijdragers, maar door organisatorische problemen die terug te voeren zijn op het ontstaan van het project. Ook als je geen Black Belt-leider of Green- en Yellow Belt-teamleden hebt, kun je toch gebruikmaken van het concept van sterk, ervaren leiderschap en duidelijk gedefinieerde teamrollen om conflicten te voorkomen en te zorgen dat je over de juiste vaardigheden beschikt om het project te voltooien.
• Gebruik DMAIC en DMADV als je projectproces: projectmanagement is zelf ook een proces. De stappen die je onderneemt om het succes van een project te waarborgen zijn allemaal onderdeel van een groter proces dat altijd verbeterd kan worden. Als je een DMAIC-achtige evaluatie doet van de manier waarop jij en je team projecten beheren, zou je wel eens zwakke plekken en verbeterpunten kunnen ontdekken waarvan je niet wist dat ze bestonden. Zelfs als je plan van DMAIC of DMADV afwijkt, heb je voordeel bij de nadruk die Six Sigma legt op duidelijk gedefinieerde stappen en de concrete, empirische aanpak.
• Meet en analyseer om hiaten te vinden: de Six Sigma-methode heeft zijn oorsprong weliswaar in productie, maar dat hoeft je er niet van te weerhouden de methode te gebruiken om fouten te vinden en te verminderen. Als je team niet begrijpt waar mislukkingen of onverwachte resultaten vandaan komen, vermijd dan aannames over mogelijke oorzaken. Met een wetenschappelijke, op Six Sigma geïnspireerde aanpak kun je je proces precies uitpluizen om eventuele hiaten te vinden.
• Vertrouw op gegevens voor een nauwkeuriger plaatje: zelfs als je team zijn doelen al weet te bereiken, kun je met de duidelijke stappen van Six Sigma je gegevens beter benutten om je successen en verbeterpunten te meten. 

Door onderdelen van de beproefde Six Sigma-methode te gebruiken en aan je bestaande workflow aan te passen, ben je beter in staat consistent te werken, je processen te stroomlijnen en je projecten met succes af te ronden.