Het was tijdens een vinyasa in een stomende, donkere yogales dat ik me realiseerde dat ik een flowchartnerd was. De docent moedigde ons aan onze geest leeg te maken en "het proces door ons heen te laten stromen", maar in plaats van mijn hoofd leeg te maken, schakelde ik bij die woorden gelijk naar de gedachte: "Processflow? Daar moet een yogastroomdiagram voor zijn." En inderdaad, dat is er.

Wat is BPMN?

Voor elk type proces is er een stroomdiagram. Voor bedrijven is er zelfs specifiek taalgebruik voor processtroomdiagrammen. Dat heet Business Process Model and Notation, of simpelweg BPMN 2.0. Maar als je een zakelijke professional met een drukke agenda bent, is het aanleren van een nieuwe diagramtaal waarschijnlijk het minst urgente op je lijst met dingen die je moet of wilt doen. En dat gaat waarschijnlijk ook niet veranderen. Dus ik zal BPMN een beetje makkelijker voor je maken.

Als je overweldigd of gefrustreerd raakt van BPMN-diagrammen of het liever even uitstelt, dan is dit iets voor jou. Vandaag presenteer ik 'Diagrammen voor dummies: een handleiding in BPMN'.

De waarde van BPMN-diagrammen

Het belangrijkste voordeel van het gebruik van BPMN is dat het een gestandaardiseerde diagramtaal is. Net zoals UML gestandaardiseerde diagrammen voor softwaremodellering heeft, hoopten de makers van BPMN dat daarmee hetzelfde zou gebeuren voor procesmodellering. Door BPMN te leren, kun je daarom diagrammen maken en delen die door zakelijke stakeholders gemakkelijk te begrijpen zijn. Bovendien begrijp je de diagrammen die je collega's met je delen.

De belangstelling voor BPMN is het afgelopen decennium aanzienlijk toegenomen. Uit een onderzoek van BPTrends bleek dat in 2005 slechts 20% van de ondervraagde bedrijven geïnteresseerd was in het toepassen van de BPMN-notatie, terwijl in 2015 wel 64% van de bedrijven interesse toonde. Momenteel is de interesse in alle andere modelleringstalen afgenomen. Het spreekt voor zich dat het leren van BPMN je waarde in het bedrijfsleven vergroot, zeker als je geïnteresseerd bent in procesmanagement. BPMN is uitermate handig voor het maken van een bedrijfsprocessen model.

BPMN symbolen uitleg: De basisvormen van BPMN-diagrammen

BPMN-notatie omvat tientallen specifieke vormen. Deze verdelen we in een paar hoofdgroepen: evenementen, activiteiten, gateways, connectoren, pools en artefacten.

Evenementen

Elk BPMN-diagram begint en eindigt met een gebeurtenis. Gebeurtenissen kunnen zich ook midden in een proces voordoen en kunnen een pictogram bevatten dat het type gebeurtenis aangeeft dat wordt weergegeven. Raadpleeg onze complete handleiding voor meer informatie over gebeurtenissen.

Activiteiten

Activiteiten worden weergegeven door rechthoeken. Ze moeten altijd worden gelabeld in de vorm werkwoord + zelfstandig naamwoord om een actie weer te geven. Zie onze handleiding voor meer informatie.

Poorten

Gateways splitsen processflows en voegen die weer samen. Ze verschijnen in ruitvorm, soms met pictogrammen die de voorwaarden voor het splitsen en opnieuw samenvoegen van processflows aangeven. Meer informatie over specifieke gateways.

Connectors

Connectoren, oftewel lijnen, laten je de stroom zien van een element van een BPMN-diagram naar het volgende. Verschillende lijnstructuren geven het onderscheid aan tussen een stroom van activiteiten en een stroom van berichten. Meer informatie vind je hier.

Pools

Net als bij de Olympische Spelen kunnen BPMN-pools worden onderverdeeld in zwembanen. Pools en zwembanen worden gebruikt om groepen en individuen weer te geven die verantwoordelijk zijn voor bepaalde delen van een proces. In elk BPMN-diagram moet ten minste een pool met een zwembaan zijn verwerkt.

Artefacten

Artefacten voegen extra informatie toe aan een BPMN-diagram. Ze bevatten annotaties, groepen en gegevensobjecten, waarover je meer kunt lezen in onze uitgebreide handleiding.

Business Process Model and Notation: diagrammen tekenen

Voordat je met je BPMN-diagram begint, moet je de reikwijdte definiëren van het proces waarvoor je diagrammen maakt. Deze belangrijke stap bepaalt het detailniveau waarmee je moet gaan werken. Diagrammen op hoog niveau moeten algemeen zijn en gebruikmaken van subprocessen en aanvullende documentatie om dieper op de details in te gaan.

Zodra je je reikwijdte duidelijk hebt geformuleerd, is het tijd om een Lucidchart-document te openen en vormen naar het canvas te slepen. Als je geen account bij Lucidchart hebt, kun je er nu gratis een aanmaken.

Je eerste vorm moet een startgebeurtenis zijn. Omdat je weet dat je diagram eindigt met een eindgebeurtenis, kun je er daar ook alvast een van naar het canvas slepen. De mijne heb ik groen en rood gekleurd. Zelfs zonder de kleurcodering kun je het verschil tussen de start- en eindgebeurtenissen zien aan de dikte van de randen. Bij standaardnotatie voor gebeurtenissen moet je een dunne rand hebben voor startgebeurtenissen, een dikke rand voor eindgebeurtenissen en een dubbele cirkelrand voor tussengebeurtenissen.

Laten we vervolgens een activiteit toevoegen en deze een naam geven met behulp van het werkwoord + zelfstandig naamwoord, bijvoorbeeld zo:

In elk BPMN-diagram moet ten minste een pool met een zwembaan zijn verwerkt. Daarom voegen we er hier een toe.

Voilá. Je BPMN-diagram is af. Het is natuurlijk erg simplistisch, dus gaan we nu wat meer complexiteit toevoegen.

Dit BPMN-voorbeeld is nog steeds relatief eenvoudig, maar het illustreert een aantal belangrijke punten en functies waarmee je rekening moet houden bij het maken van je eigen BPMN-diagram:

• Zorg dat de richting van je stroom consistent is. Houd er rekening mee dat het diagram zelfs bij het switchen tussen pools en zwembanen altijd van links naar rechts loopt, nooit op en neer.
• Zorg dat je connectoren nooit over elkaar heen lopen. Als de richting van je stroom consistent is, zou dit punt relatief eenvoudig te volgen moeten zijn.
• In het gedeelte voor klanten hebben we een gateway gebruikt om te laten zien wat er gebeurt als je lang moet wachten in een Chinees restaurant. Merk op dat het primaire scenario over alle niveaus gaat terwijl de uitzondering erboven geplaatst wordt. Door eerst het primaire scenario in een diagram te zetten, zorg je dat je BPMN-diagram overzichtelijk en gemakkelijk te interpreteren blijft.
• Voeg afzonderlijke eindgebeurtenissen toe voor verschillende eindtoestanden. Er zijn bijvoorbeeld twee eindgebeurtenissen in de klantenpool: de ene staat voor een succesvolle eindtoestand (Chinees eten consumeren), de andere geeft een niet-geslaagde eindtoestand weer (lang wachten en geen Chinees eten).
• Neem slechts één proces op in elke pool. In dit BPMN-diagram zie je twee processen die op elkaar inwerken. Het ene is het proces van de klant en het andere is het proces van het restaurant. Ze hebben elk hun eigen pool.
• Als twee pools op elkaar inwerken, gebruik je gestippelde berichtconnectoren in plaats van ononderbroken reeksconnectoren.

BPMN uitleg en tips van experts

BPMN-experts geven een aantal tips voor het maken van professionele diagrammen.

Houd ten eerste je diagrammen eenvoudig, door de reikwijdte van elke BPMN duidelijk te definiëren. Indien nodig kun je dieper op details in gaan door BPMN-diagrammen te maken voor subprocessen en subsubprocessen. Deze subprocessen zijn bijzonder eenvoudig te maken in Lucidchart. Maak een diagram op hoog niveau en maak vervolgens extra tabbladen aan waarop je afzonderlijke, meer gedetailleerde diagrammen op kunt zetten. Je kunt ze allemaal aan elkaar koppelen met hotspots.

Een andere manier om je diagrammen overzichtelijk te houden, is door details toe te voegen met afzonderlijke documentatie. Leg bijvoorbeeld procesvereisten uit in een Google-document en link vervolgens naar het document vanuit je Lucidchart-document. Met koppelingen kun je al je informatie met een enkele bron verbinden zonder dat je diagram rommelig wordt.

Wanneer je vervolgens je BPMN-diagram afdrukt, zorg er dan voor dat het op een enkele pagina past.Lucidchart maakt dit gemakkelijk met een speciale functie 'passend maken'. Markeer je diagram, ga naar de pagina-instellingen, selecteer het gewenste papierformaat en klik vervolgens op het pictogram met de tekst 'fit' (passend maken). Lucidchart zal je diagram automatisch verkleinen of vergroten zodat het past bij het papierformaat dat je hebt geselecteerd.

Pas tot slot versiebeheer toe op je diagrammen. Als je eenmaal een proces hebt afgerond, zorg er dan voor dat het in de staat blijft waarin je het hebt achtergelaten. Lucidchart maakt versiebeheer een stuk makkelijker voor je, door je te laten kiezen wie je diagrammen mag bewerken, becommentariëren en bekijken. En zelfs als er onverwachte wijzigingen plaatsvinden, kun je altijd naar een vorige versie terugkeren met de functie revisiegeschiedenis.