Moderne theorieën over projectmanagement zijn net zo alomtegenwoordig als de sectoren die ze gebruiken. We hebben procesgebaseerd, traditioneel, lean, benefits realization en critical chain projectmanagement, om er een paar te noemen. Elke methode vereist nieuwe processen, hulpmiddelen en diagrammen die al dan niet werken voor jou. Vooral als je leiding geeft aan een klein of middelgroot team, kunnen intensieve processen en uitgebreide diagrammen veel van je tijd en resources in beslag nemen zonder dat je er iets mee wint. Gelukkig is er een eenvoudige oplossing in de vorm van mindmaps.
Wat zijn mindmaps?
Met mindmaps, gepopulariseerd in de jaren 1970 door auteur en onderwijsadviseur Tony Buzan, orden je gerelateerde onderwerpen rond een centraal beeld, een kernidee. Het kernidee wordt opgeschreven, en vervolgens stralen subonderwerpen vanuit het kernidee naar buiten uit. Elk subonderwerp kan steeds verder worden opgesplitst, waardoor je desgewenst een mindmap kunt maken met honderden of zelfs duizenden eindknooppunten.
Volgens Buzan is dit de manier waarop onze hersenen van nature werken; hij noemt het ook wel "radiant thinking". Al onze kerngedachten zijn verbonden met tientallen verwante ideeën die eindeloos naar buiten stralen. Omdat mindmapping dit denkproces nabootst, voelt het intuïtief aan en kan het helpen om ideeën efficiënt te ordenen.
Waarom mindmaps gebruiken?
Mindmaps hebben een aantal positieve effecten bij gebruikers. Mindmaps kunnen bijvoorbeeld:
- Kritisch denken en creativiteit verbeteren
- Het genereren van ideeën in groepen bevorderen
- Helpen bij het oplossen van problemen
- Het leren en begrijpen van concepten verbeteren
Deze effecten zijn vooral nuttig voor projectmanagers. Als een team vastloopt, kan een mindmap de teamleden helpen om kritisch na te denken en problemen op te lossen. Mindmaps kunnen waardevol zijn als je gaat brainstormen over een nieuw, baanbrekend idee. Bij het starten van een nieuwe onderneming kunnen mindmaps de benodigde context bieden op een manier die begrijpelijk is voor alle stakeholders. Creativiteit, het oplossen van problemen, het genereren van ideeën en groepsbegrip zijn allemaal voordelen die het werk van projectmanagers universeel vergemakkelijken.
Mindmapping gebruiken voor projectmanagement
Managers kunnen gedurende de hele levenscyclus van een project profiteren van de voordelen van mindmaps voor projectmanagement. We geven je een paar ideeën.
1. Projectvereisten verzamelen
Gebruik een mindmap om projecten op te splitsen in kleinere projectonderdelen. Werk voor elk onderdeel samen met technische en besluitvormende stakeholders om vereisten aan je mindmap toe te voegen. Met Lucidchart kun je iedereen de mindmap samen laten bewerken tijdens een vergadering, of afzonderlijk om tegemoet te komen aan drukke agenda's.
2. Aantekeningen maken
Maak tijdens werkvergaderingen aantekeningen met behulp van mindmaps. Noteer het hoofdidee van de vergadering en voeg vertakkingen toe met ideeën, vragen en punten naarmate de vergadering vordert. Gebruik vervolgens AI voor samenwerken om thema's en hoofdideeën binnen enkele seconden samen te vatten. Als je aantekeningen maakt met mindmaps in plaats van een opsomming, worden je luisteraars gedwongen actief mee te doen, waardoor ze meer inzicht krijgen en meer zullen onthouden.
3. Presenteren
Maak presentaties van je mindmaps. In tegenstelling tot een presentatie die ideeën lineair ordent, kun je met de organische stroom van gedachten in een mindmap je presentatie aanpassen aan de reactie van je publiek. Concentreer je op interessante gebieden en sla punten over die de luisteraars niet boeiend vinden. Probeer de presentatiemodus van Lucidchart om je volgende mindmap om te zetten in een diapresentatie.
4. Informatie opslaan
Mindmaps ordenen inhoud per onderwerp. Daarom zijn ze, wanneer ze gebouwd zijn met een webgebaseerde mindmap-tool zoals Lucidchart, ideaal als een centrale opslagplaats van informatie. Links, bestanden, afbeeldingen en contactgegevens van collega's worden allemaal gesorteerd op onderwerp. Omdat je mindmap in Lucidchart staat, kun je hem delen met anderen die toegang tot je bestanden nodig hebben. Zij kunnen het document op elk gewenst moment openen om de benodigde informatie op te zoeken.
