Was ist Timeboxing?
Im Gegensatz zu den meisten Produktivitätspraktiken, bei denen eine Person eine Aufgabe übernimmt und bis zur Fertigstellung daran arbeitet, ist Timeboxing eine Zeitmanagementtechnik , die eine Aufgabe auf einen festen (aber realistischen) Zeitplan beschränkt, der je nach Komplexität der Aufgabe Minuten, Stunden, Tage oder sogar Wochen lang sein kann.
Denken Sie an eine Erfahrung, bei der Sie mit dem Stress einer bevorstehenden, scheinbar unmöglichen Frist umgegangen sind. Hoffentlich haben Sie die Frist eingehalten, wahrscheinlich erinnern Sie sich jedoch immer noch an die Intensität der Konzentration, die Sie erlebt haben, als Sie sich beeilten alles zu erledigen. Timeboxing nutzt dieses psychologische Phänomen zum Vorteil seiner Befürworter.
Aber warum sind Deadlines ein so motivierender Faktor?
Die Theorie der zeitlichen Motivation geht davon aus, dass Zeit ein zentraler Motivationsfaktor ist und dass unser Fokus im Verhältnis zu unserem Erwartungswert im Verhältnis zu dem Zeitplan, der uns zur Verfügung steht, zunimmt.
Stellen Sie sich zum Beispiel ein Kind vor, das gebeten wird, seine Hausarbeit zu erledigen, "bevor Papa nach Hause kommt", auf die Gefahr hin, bestraft zu werden, anstatt draußen mit seinen Freunden zu spielen. Die meisten unbeaufsichtigten, neugierigen Kinder würden sich dafür entscheiden, mit ihren Freunden zu spielen, bis die Zeit, die für die Erledigung der Aufgaben erforderlich ist, fast abgelaufen ist, und sich beeilen, die Aufgaben gerade noch rechtzeitig zu erledigen, um einer Bestrafung zu entgehen. Das Kind hat tatsächlich ein kraftvolles Konzept demonstriert – es maximierte die Spielzeit und gehorchte. Was also oft als Prokrastination angesehen wird, kann auch als Effizienz angesehen werden. Timeboxing ist ein proaktiver Ansatz für dieses natürlich vorkommende menschliche psychologische Prinzip.
So verwenden Sie die Timeboxing Methode
Wenn man sich eine lange Liste von To-Dos ansieht, kann es leicht passieren, dass man sich überfordert fühlt, was zu Stress oder Prokrastination führen kann. Die Timeboxing Methode kann Ihnen helfen, Ihren Tag so zu planen, dass Sie Ihre Produktivität maximieren und Dinge so effizient wie möglich von Ihrer To-Do-Liste streichen.
Probieren Sie diese vier Schritte aus, um Ihren Tag mit einer Timebox zu organisieren:
1. Legen Sie Ihre Timebox für jede Aufgabe fest
Beginnen Sie damit, abzuschätzen, wie lange Sie brauchen werden, um jede Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste zu erledigen. Seien Sie realistisch – in den meisten Fällen dauert die Erledigung von Aufgaben länger, als Sie erwarten, und es ist wichtig, Platz für Pausen und unerwartete Unterbrechungen zu schaffen. Vielleicht möchten Sie mit der Dauer Ihrer Timeboxen experimentieren – vielleicht lassen Ihnen 15 Minuten nicht genug Zeit, um in einen Rhythmus zu kommen, aber nach 35 Minuten beginnen Sie, den Fokus zu verlieren.
2. Stellen Sie einen Timer ein
Sobald Sie jeder Aufgabe Zeit zugewiesen haben, stellen Sie einen Timer ein, der Sie darüber informiert, wann es Zeit ist, zur nächsten Aufgabe überzugehen und mit der Arbeit zu beginnen. Das Festlegen eines bestimmten Zeitraums motiviert Sie nicht nur zu effizientem Arbeiten, sondern stellt auch sicher, dass andere wichtige Projekte nicht vernachlässigt werden.
3. Machen Sie eine Pause
Achten Sie darauf, zwischen den einzelnen Timeboxen Platz für kurze Pausen zu lassen. Es mag verlockend sein, die zugewiesenen Pausenzeiten durchzuarbeiten, aber ein paar Minuten Abstand zu nehmen, kann Ihnen tatsächlich helfen, mit einer frischen Perspektive zu Ihrer Arbeit zurückzukehren.
4. Überprüfen, spülen, wiederholen
Werfen Sie am Ende jeder Timebox oder am Ende Ihres Tages einen Blick auf Ihre Fortschritte. Wenn Sie alle Ihre Aufgaben erledigt haben, was können Sie lernen und auf Ihre zukünftigen Zeitpläne anwenden? Wenn nicht, stellen Sie sich ehrliche Fragen. Haben Sie genügend Zeit eingeplant, um die Aufgabe zu erledigen? Wo sind Sie entgleist oder abgelenkt worden?
Timeboxing in Agil Scrum
Jeder kann von Timeboxing profitieren: Es ist für alle Arten von Teams nützlich. Nutzen Sie Timeboxing, um Ihre eigene Zeit zu verwalten, indem Sie sicherstellen, dass Sie sich nicht zu viel Zeit für eine Sache nehmen oder eine Frist verpassen, und nutzen Sie es während Besprechungen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre gesamte Agenda abdecken, anstatt sich zu verzetteln. Teams, die Agil Scrum einsetzen, profitieren jedoch besonders vom Timeboxing.
Das Agil Scrum Framework nutzt Timeboxing als zentralen Bestandteil von Work Sprints. Durch die Aufteilung großer Projekte in kurze Entwicklungszyklen oder Sprints betrachten Scrum-Teams die Produktivität als Maß für die Erledigung kleinerer Aufgaben als eine Reihe von Teilen eines größeren Ganzen. Die Timeboxing Methode unterstützt diesen Prozess, indem sie strenge Parameter für die Zeit festlegt, die für einzelne Aufgaben aufgewendet wird.
