Scrum incluye cinco eventos, y los cinco eventos están divididos en bloques de tiempo.
Sprint: un sprint es un intervalo de un mes o menos durante el cual un equipo define un objetivo y lo alcanza. El método por bloques de tiempo se utiliza para establecer la duración de un determinado sprint e incluso puede utilizarse para establecer límites de tiempo en los procesos individuales dentro del mismo.
Planificación del sprint: antes de iniciar un sprint, es necesario el proceso de planificación de sprint para identificar exactamente qué tareas hay que realizar y cómo van a ejecutarse. La planificación de los sprints se realiza en bloques de tiempo, estableciendo una duración específica para el proceso de planificación: los expertos recomiendan 8 horas o menos para los sprints de un mes, y dos horas o menos para los sprints de una semana.
Scrum diario: cada día de un sprint, los equipos se reúnen durante 15 minutos en Scrum para alinear las prioridades y abordar cualquier obstáculo para el objetivo del mismo.
Revisión del sprint: al final de un sprint, se revisa el backlog y se le da retroalimentación en un proceso llamado revisión del sprint. Este es un bloque de tiempo relativamente igual a la mitad de la duración de una reunión de planificación del sprint.
Retrospectiva del sprint: una vez que un sprint está totalmente completado, los compañeros de equipo de Scrum se reúnen para analizar todo el proceso del sprint, reflexionar sobre las áreas de mejora y tomar decisiones sobre los cambios para el siguiente sprint. Esta retrospectiva del sprint es un bloque de tiempo de Scrum de alrededor de tres a cuatro horas por sprint de un mes con una duración similar a la revisión del sprint.
Valor del método time blocking dentro y fuera del trabajo
Los expertos en productividad han llegado a la conclusión de que, cuando las tareas se administran en bloques de tiempo en lugar de enfocarse hasta su finalización, el tiempo bruto dedicado a estas puede reducirse significativamente.
Sin embargo, las limitaciones de tiempo por sí solas no son un buen elemento para lograr un trabajo fructífero. La concentración vigorosa, cuando se encuentra con un límite de tiempo designado y se oscila con un descanso significativo, es una combinación poderosa para la productividad.
Algunos expertos sugieren trabajar en “fragmentos de tiempo”, prestando atención a una tarea durante 25 minutos continuos, seguidos de un descanso de 5 minutos. Este método, llamado técnica Pomodoro, es un ejemplo del “método por bloques de tiempo”.
Las ventajas del método por bloques de tiempo son las siguientes:
Concentración: como el valor central del método por bloques de tiempo se basa en la realización de una tarea a la vez, los administradores de proyectos pueden estar seguros de que todos los recursos mentales se aplican a cada tarea. El método por bloques de tiempo exige que se preste toda la atención a cada tarea, a riesgo de que no se complete en un plazo determinado.
Alcance: la definición de los objetivos del proyecto antes de comenzarlo permite lograr el alcance en un plazo determinado del proyecto con la técnica del método por bloques de tiempo. Cuando el método por bloques de tiempo se combina con la dependencia de las tareas, como en un diagrama de Gantt, la gestión del proyecto se convierte en algo tan sencillo como mirar hacia delante para ver el efecto de cada tarea en el resultado total del proyecto.
Claridad: el método por bloques de tiempo aporta claridad al definir los límites tanto de los resultados como de los plazos del proyecto. Los administradores de proyectos tienen la ventaja agregada de saber que, al final de un periodo X, se habrá completado el elemento Y.
El método por bloques de tiempo es incluso una excelente manera de incorporar tareas cotidianas pero valiosas a la vida diaria. Por ejemplo, muchos profesionales de la salud mental sugieren reservar tan solo cinco minutos al día para ejercicios de respiración y meditación conscientes. Estos bloques de tiempo de cinco minutos pueden encajar en cualquier parte de tu agenda, con excelentes beneficios físicos y mentales. Incluso reservar cinco minutos al día para ordenar el dormitorio y hacer la cama es un método de bloques de tiempo que contribuye a la calma mental al proporcionar un espacio despejado y también ahorra un tiempo valioso en las limpiezas de fin de semana o de temporada.
Lleva el método time blovking contigo
Al igual que con cualquier herramienta de productividad, el seguimiento de los próximos pasos y el progreso actual es esencial para el trabajo orientado a los resultados, y los elementos visuales son a menudo la mejor manera de mantener informados a los integrantes del equipo y aumentar la productividad.
Para obtener lo mejor en diagramas, los empleados destacados recurren a Lucidchart, donde pueden crear tableros Scrum y otros recursos visuales de administración de proyectos y compartirlos directamente con cada integrante del equipo a través de una variedad de plataformas integradas.
