O Scrum envolve cinco eventos, e todos usam o timeboxing.
Sprint: um sprint é um intervalo de um mês ou menos em que uma equipe define uma meta e a alcança. Timeboxing é usado para definir a duração de um determinado sprint, e também pode ser usado para definir limites de tempo para processos individuais dentro de um sprint.
Planejamento sprint: antes de iniciar um sprint, é necessário fazer um processo de planejamento sprint para identificar exatamente quais tarefas precisam ser executadas, e como. O planejamento sprint usa timeboxing para definir um período de tempo específico do processo de planejamento. Especialistas recomendam 8 horas ou menos para sprints de um mês, duas horas ou menos para sprints de uma semana.
Scrum diário: todos os dias durante um sprint, as equipes se reúnem para um timebox de 15 minutos de Scrum para entrar em acordo quanto às prioridades e resolver quaisquer obstáculos que podem impedir de atingir a meta do sprint.
Avaliação do sprint: ao concluir um sprint, o backlog é avaliado e recebe opiniões em um processo chamado de avaliação do sprint. A avaliação do sprint é um timebox equivalente à metade da duração de uma reunião de planejamento sprint.
Retrospectiva sprint: depois de concluir um sprint por completo, a equipe Scrum se reúne para falar sobre todo o processo do sprint, debater sobre melhorias e tomar decisões sobre mudanças para o próximo sprint. A retrospectiva sprint é um timebox do Scrum de cerca de três a quatro horas por cada mês do sprint, e tem duração semelhante à avaliação do sprint.
O valor do timeboxing na gestão do tempo e produtividade, dentro e fora do trabalho
Especialistas em produtividade descobriram que, quando as tarefas são trabalhadas em blocos de tempo, o fato de não focar nelas até serem concluídas reduz significativamente o tempo bruto gasto em uma tarefa.
No entanto, não basta utilizar somente restrições de tempo para gerar mais produtividade. Um foco vigoroso, junto com limites de tempo designados e repousos significativos, é perfeito para ser mais produtivo.
Alguns especialistas sugerem trabalhar com “blocos de tempo”, ou seja, focar rigorosamente em uma tarefa por 25 minutos ininterruptamente e, em seguida, fazer uma pausa de cinco minutos. Essa técnica, chamada de técnica Pomodoro, é um exemplo de timeboxing.
Os benefícios do timeboxing incluem:
Foco: como o valor mais importante do timeboxing depende da realização de uma tarefa de cada vez, os gerentes de projetos terão a certeza de que todos os recursos mentais dos colegas estão sendo dedicados a cada tarefa. A técnica de timeboxing exige que cada tarefa receba uma atenção total, para evitar que ela não seja concluída dentro de um determinado prazo.
Escopo: definir os objetivos do projeto antes de iniciá-lo permite criar o escopo de um determinado cronograma do projeto usando a técnica de timeboxing. Quando o timeboxing é usado junto com dependências de tarefas, como em um gráfico de Gantt, a gestão de projetos se torna muito mais fácil, e você conseguirá ver o efeito de cada tarefa no projeto como um todo.
Clareza: o timeboxing oferece uma maior clareza ao ajudar a definir limites para os resultados e cronogramas do projeto. Gerentes de projetos também terão o benefício de saber que, até o final de um período X, o item Y será concluído.
O timeboxing também é ótimo para ajudar a cumprir tarefas banais, porém valiosas, de sua vida cotidiana. Por exemplo, muitos profissionais de saúde mental sugerem dedicar pelo menos cinco minutos por dia para respirar e meditar. Esse timebox de cinco minutos pode se encaixar em qualquer momento de sua agenda, proporcionando excelentes benefícios físicos e mentais. Reservando apenas cinco minutos por dia para organizar seu quarto e arrumar a cama é um timebox que gera calma e maior clareza mental, além de economizar tempo valioso do seu fim de semana em que faz faxinas gerais.
Use o timeboxing em qualquer lugar
Tal como acontece com qualquer ferramenta de produtividade, é essencial acompanhar os próximos passos e o andamento de trabalhos focados em resultados — e o uso de recursos visuais normalmente é a melhor forma de manter os membros de sua equipe informados e de aumentar a produtividade.
Para criar os melhores diagramas, profissionais usam o Lucidchart para elaborar quadros Scrum e outros recursos visuais de gestão de projetos, e compartilhá-los com cada membro da equipe em uma variedade de plataformas integradas.
