PINGDOM_CANARY_STRING
De 4 fasen binnen de levenscyclus van projectmanagement

De 4 fasen binnen de levenscyclus van projectmanagement

Leestijd: ongeveer 8 min

Geplaatst door: Lucid Content Team

Of u nu aan een klein project werkt met bescheiden bedrijfsdoelen of aan een groot initiatief dat zich over meerdere afdelingen uitstrekt en grote zakelijke implicaties heeft, het is essentieel om de levenscyclus van projectmanagement goed te begrijpen. 

Leer de vier fasen kennen van de levenscyclus van projectmanagement om uw project van begin tot eind in goede banen te leiden en op schema te houden.

Overzicht van de levenscyclus van projectmanagement

De levenscyclus van projectmanagement beschrijft de processen op hoog niveau die nodig zijn om een geslaagd project op te leveren. Voor elke $1 miljard die door bedrijven in de VS in projecten wordt gestoken, wordt $122 miljoen verspild als gevolg van slechte projectprestaties, volgens onderzoek uitgevoerd door het Project Management Institute.

Verspilling van geld en middelen kan worden voorkomen met effectief projectmanagement, aangezien 57% van alle niet-geslaagde projecten mislukken als gevolg van communicatieproblemen. In de verschillende levensfasen van projectmanagement bedenkt u het idee voor het project, bepaalt u de doelen ervan, plant u de uitvoering en brengt u het tot een goed einde.

4 fasen van de levenscyclus van projectmanagement

De levenscyclus van projectmanagement wordt meestal onderverdeeld in vier fasen: begin, planning, uitvoering en afsluiting. Deze fasen vormen het traject waarop uw project van begin tot einde wordt uitgevoerd.

Opmerking: sommige methodologieën omvatten nog een vijfde fase, de controle- of toezichtsfase, maar voor onze doeleinden maakt deze fase hier deel uit van de uitvoerings- en afsluitingsfasen.

De 4 levensfasen van projectmanagement
Fasen binnen de levenscyclus van projectmanagement (klik op de afbeelding om deze sjabloon aan te passen)

1. Beginfase

Om te beginnen moet u een zakelijke behoefte, een probleem of kans identificeren en daarna tijdens brainstormsessies manieren zien te vinden waarop uw team aan deze behoefte kan voldoen, dit probleem kan oplossen of deze kans kan benutten. Tijdens deze stap stelt u een doel vast voor uw project, bepaalt u of het project haalbaar is en identificeert u de belangrijkste deliverables.

In plaats van te wachten tot de projectstrategie voor u wordt bepaald, stelt Moira Alexander voor om mentaal over te schakelen en uzelf geen projectmanager te noemen, maar projectleider:

"Projectmanagers moeten bedrijfsleiders al meteen vanaf het begin van de strategische planning, terwijl ze met elkaar rond de tafel zitten, van de intrinsieke waarde van het project kunnen overtuigen en niet pas nadat de besluitvorming heeft plaatsgevonden. De effectiviteit van de projectmanager wordt drastisch beperkt als er een 'snelle' of 'voorlopige' oplossing wordt aangeboden nadat belangrijke zakelijke beslissingen op hoog niveau al zijn gemaakt zonder hun expertise."

Het is duidelijk dat het de moeite waard is om uw stem al in een vroeg stadium te laten horen, wanneer de strategie nog niet volledig is vastgelegd.

Projectmanagementstappen tijdens de beginfase

Stappen die er voor het begin van het project genomen moeten worden zijn bijvoorbeeld:

  • Het laten uitvoeren van een haalbaarheidsonderzoek: Identificeer het voornaamste probleem dat uw project moet oplossen en of uw project een oplossing voor dit probleem biedt
  • Identificeren van de reikwijdte: Bepaal de omvang en diepte van het project
  • Identificeren van de deliverables: Bepaal de producten of diensten die het project op moet leveren
  • Identificeren van belanghebbenden: Zoek uit op wie dit project invloed heeft en wat hun behoeften zijn
  • Een bedrijfsplan ontwikkelen: Gebruik bovenstaande criteria om de potentiële kosten en baten voor het project te vergelijken om te bepalen of het kan worden uitgevoerd
  • Een werkverklaring ontwikkelen: Leg de eerder geïdentificeerde doelen, omvang en deliverables voor het project vast in een werkovereenkomst tussen de projecteigenaar en degenen die eraan werken

 

illustration of people working together

Maak een grondige studie van de tools die u zou kunnen gebruiken om het bestek van uw volgende project nauwkeurig te bepalen.

Meer informatie

2. Planning

Nadat het project het groene licht heeft gekregen op basis van uw bedrijfsplan, werkverklaring of project initiation document, kunt u doorgaan naar de planningsfase.

Tijdens deze fase van de levenscyclus van projectmanagement verdeelt u het grote project in kleinere taken, stelt u een team samen en maakt u een schema voor de voltooiing van opdrachten. Creëer kleinere doelen binnen het grotere project, en zorg ervoor dat elk van deze doelen ook haalbaar is binnen het tijdsbestek. Kleinere doelen moeten een groot potentieel voor succes hebben.

Projectmanagementstappen tijdens de planningsfase

Stappen voor de projectplanningsfase kunnen de volgende zaken omvatten:

  • Het opstellen van een projectplan: Identificeer een tijdlijn voor het project, inclusief de fasen van het project, de taken die er moeten worden uitgevoerd en mogelijke beperkingen
  • Maken van werkstroomdiagrammen: Visualiseer uw processen met behulp van zwembanen om ervoor te zorgen dat teamleden hun rol binnen het project goed begrijpen
  • Een geschat budget maken en een financieel plan opstellen: Gebruik kostenramingen om te bepalen hoeveel u aan het project wilt uitgeven om het maximale rendement uit uw investering te halen
  • Middelen verzamelen: Bouw uw functionele team op met medewerkers uit interne en externe talentenpools en zorg er daarbij voor dat iedereen over de noodzakelijke tools beschikt (software, hardware, enz) om hun taken uit te voeren
  • Mogelijke risico's en potentiële kwaliteitshindernissen anticiperen: Identificeer problemen die uw project mogelijk tot stilstand kunnen brengen en maak plannen om dergelijke risico's te beperken en de kwaliteit en tijdlijn van het project te handhaven
  • Houd een startbijeenkomst voor het project: Betrek uw team bij het project en geef een overzicht van de werkzaamheden zodat ze snel aan de slag kunnen gaan

Maak een begin met het in kaart te brengen van alle processtappen en -verantwoordelijkheden in deze sjabloon voor een werkstroomdiagram.

werkstroomdiagram die de projectfasen laat zien
Werkstroomdiagram met zwembanen (klik op de afbeelding om deze sjabloon aan te passen)

3. Uitvoering

U heeft goedkeuring voor uw project gekregen, een plan ontwikkeld en uw team samengesteld. Nu is het tijd om aan het werk te gaan. Tijdens de uitvoeringsfase wordt uw plan in actie omgezet. De taak van de projectmanager in deze fase van de levenscyclus van projectmanagement is het werk op schema te houden, uw teamleden te organiseren, tijdlijnen te beheren en ervoor te zorgen dat het werk volgens de oorspronkelijke plannen wordt uitgevoerd.

Projectmanagementstappen tijdens de uitvoeringsfase

Stappen voor de uitvoeringsfase zijn onder andere:

  • Toewijzen van taken en indelen van werkstromen: Wijs gedetailleerde aspecten voor het project toe aan de juiste teamleden en zorg er daarbij voor dat teamleden niet overwerkt raken
  • Teamleden informeren over de uit te voeren taken: Leg taken uit aan teamleden, bied de nodige begeleiding over hoe die moeten worden uitgevoerd en organiseer procesgerelateerde training waar dit nodig is
  • Communiceren met teamleden, klanten en het hogere management: Verstrek updates aan projectbelanghebbenden op alle niveaus
  • Kwaliteit van het werk bewaken: Zorg ervoor dat teamleden de tijd- en kwaliteitsdoelen voor hun taken halen
  • Budgetbeheer: Houd toezicht op de kosten en houd het project op schema wat het gebruik van activa en middelen betreft

Als u al over een goed gedocumenteerd proces beschikt, dan maakt dit de uitvoering van het project een stuk gemakkelijker.

Afhankelijk van de projectmanagementmethodologie die u volgt, kunt u een aantal visuele tools toepassen om aan te geven welke deliverables voltooid zijn en ervoor te zorgen dat uw project op schema blijft. Klik op de sjablonen voor een Kanbanbord en Gantt-diagram hieronder om er meer over te leren.

Voorbeeld van scrumbord
Voorbeeld van scrumbord (klik op de afbeelding om online aan te passen)
Voorbeeld van Gantt-diagram met voortgangsbalk
Voorbeeld van Gantt-diagram met voortgangsbalk (klik op de afbeelding om online aan te passen)

4. Afsluiting

Nadat uw team alle werkzaamheden voor een project heeft voltooid, gaat u de afsluitingsfase in. In de afsluitingsfase levert u de deliverables, geeft u de projectmiddelen vrij en bepaalt u het succes van het project. Dat de belangrijkste werkzaamheden van het project voltooid zijn, betekent niet dat de taak van de projectmanager erop zit: er zijn nog enkele belangrijke taken te doen, waaronder de evaluatie van wat er wel en niet goed is gegaan.

Projectmanagementstappen tijdens de afsluitingsfase

Stappen voor de afsluitingsfase van het project omvatten onder andere:

  • Analyse van projectprestaties: Bepaal aan de hand van een voorbereide checklist of aan de doelen voor het project is voldaan (taken op tijd en binnen budget voltooid) en het initiële probleem is opgelost.
  • Analyse van teamprestaties: Beoordeel de prestaties van teamleden, of ze hun doelen hebben behaald, of ze dit op tijd hebben gedaan en of dit werk van goede kwaliteit was
  • Documenteren van de projectafsluiting: Zorg ervoor dat alle aspecten van het project voltooid zijn en er geen losse eindjes overblijven, en stuur rapporten naar de belangrijkste belanghebbenden
  • Beoordelingen uitvoeren na de implementatie: Voer een laatste analyse van het project uit, en houd daarbij rekening met de geleerde lessen voor vergelijkbare projecten in de toekomst
  • Verantwoording voor gebruikte en ongebruikte middelen: Wijs eventuele overgebleven middelen aan toekomstige projecten toe

Door ook na afloop van het project aandachtig te werk te gaan, leert u waardevolle lessen die u op uw volgende project kunt toepassen.

illustration of people working together

Zorg ervoor dat u geen belangrijke stappen mist bij uw volgende project.
Zie het hele proces van begin tot projectafsluiting.

De losse eindjes afwerken

Gebruik Lucidchart gedurende elke fase van de levenscyclus van uw project

Met de juiste tools tot uw beschikking worden zelfs de moeilijkste projecten een stuk gemakkelijker. Met de veelzijdige visuele werkruimte van Lucidchart kunt alle onderdelen van uw proces documenteren en de planning en uitvoering van uw project vereenvoudigen. U kunt uw proces bijvoorbeeld in kaart brengen en snel zien of u op schema ligt, of u kunt een organisatiediagram opstellen om de verantwoordelijkheden van al uw teamleden te definiëren.

Begin vandaag nog met diagrammen maken met Lucidchart - probeer het gratis!

Gratis registreren

Nu populair

what does HR do

Wat doet HR eigenlijk? 11 kernactiviteiten

Over Lucidchart

Lucidchart is de intelligente diagramtoepassing waarmee teams complexe dingen helder kunnen maken, hun inzichten kunnen afstemmen en sneller aan de toekomst kunnen bouwen. Met deze intuïtieve, cloudgebaseerde oplossing kan iedereen visueel werken en in realtime samenwerken bij het bouwen van stroomdiagrammen, mockups, UML-diagrammen en meer.

Lucidchart is het meest populaire online alternatief voor Visio en wordt in meer dan 180 landen gebruikt door miljoenen gebruikers, van verkoopmanagers die doelorganisaties in kaart brengen tot IT-managers die hun netwerkinfrastructuur visueel willen presenteren.

Gerelateerde berichten:

Which process improvement methodology should you use?

process improvement methodologies

Is Your Project Management Workflow Process Broken?

broken project management workflow process
Nederlands
PrivacyJuridisch
© 2021 Lucid Software Inc.